Восстановление кадрового документооборота с нуля — часть 2

Тема: Восстановление кадрового документооборота с нуля Часть 2

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая.

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге.
Как государству необходимы четкие законы и механизмы их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения этих обязанностей. Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя — все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.

[1]

На должность директора по развитию назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, юридическое) образование, опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.
Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Во второй части мы приводим результат документирования функций основных сотрудников компании и примеры должностных инструкций, разработанных по шести должностям компании.

Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности.

Разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах работников и других сведений ограниченного распространения.

Круг обязанностей, которые выполняет работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором, должностной инструкцией.par pardplain fi720qjhyphpar1 fs26 2.3.

Устанавливает приоритеты бюджетирования и проводит мониторинг расходов для обеспечения гарантий финансовой стабильности реализуемых программ.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

Ключевым аспектом управления трудовым процессом в организации являются создание ее структуры, распределение функций между ее подразделениями. Должностная инструкция — простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы.

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел. Полный пакет локальных нормативных актов, требуемых согласно Трудовому Кодексу РФ и полностью соответствующих действующему законодательству.

Карта ознакомления с локальными нормативными актами

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов.

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.
По согласованию с администрацией работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.par pardplain fi720qjhyphpar1 fs26 В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы.par pardplain fi720qjhyphpar1 fs26

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.
Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации.

С одной стороны, всеми подчеркиваются их необходимость и полезность. С другой — очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, «излишнее бумагомарательство» или, составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках.

Координирует работы по реализации проектов на всех этапах, контролирует соответствие принимаемых решений и совершаемых действий основной концепции развития Компании.

Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

Восстановление кадровых документов с нуля

Восстанавливаем кадровый учет

Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить? Поговорим о том, как подготовиться к работе по сверке и восстановлению локальных нормативных актов.

Также расскажем о том, как правильно разработать и заполнить карту взаимодействия с государственными и иными проверяющими организациями. Прежде чем приступить к самой процедуре восстановления кадрового учета, необходимо провести тщательную предварительную работу. Хорошо, если у организации есть возможность провести кадровый аудит, обратившись к организации, оказывающей подобные услуги, или пригласив компетентного специалиста.

Если такой возможности нет, придется провести эту работу самостоятельно.

Восстановление кадрового документооборота с нуля Часть 2

Условно его можно разделить на 3 части:

• Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
• Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
• Работа с персоналом

При проверке учитывается:

1. правильно ли они утверждены;
2. как они наполнены.

Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.

• все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;

В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства. Обязательные ЛНА для Организаций:

1. правила и инструкции по охране труда для работников;
2. правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
3. положение о порядке хранения и использования персональных данных;

Восстановление кадрового делопроизводства

Регламентирующие кадровое делопроизводство законы всегда надо иметь под рукой, поскольку именно в соответствии с ними следует приводить документацию.



Полный перечень обязательной документации для участка кадровой работы приводится в действующих нормативных актах.

Собрать вам предстоит всю. Заодно установите, какие документы понадобятся в будущем. Прежде чем браться за документы, нужно узнать текущую ситуацию с кадрами.

Обычно у компаний, не следивших за кадровым делопроизводством, царит полная неразбериха в делах. Сотрудники не придерживаются распорядка, отсутствие

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Помните, что трудовой договор представляет собой соглашение равноправных сторон, поэтому его не следует оформлять на бланке организации; если трудовые договоры заключены, но внесенные в них со временем изменения нигде не отражались, нужно заключить с работниками соответствующие дополнительные соглашения, указав в них точную дату вступления в силу новых условий договора; все приказы об увольнении и приеме на работу, оформленные в электронном виде, распечатываются и подписываются руководителем, а затем — сотрудниками (ст. , ТК РФ), причем рекомендуется ставить реальную дату ознакомления с документом; приказы об отпусках распечатываются, а если их нет даже в электронном виде — восстанавливаются на основании бухгалтерских записок-расчетов, заявлений от работников на предоставление отпуска и т.

д.; если у сотрудников накопилось много неиспользованных отпускных

Советы для восстановления кадрового делопроизводств

локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА); приказы по основной (производственной) деятельности; приказы по личному составу; трудовые договоры (далее по тексту – ТД); личные карточки Т-2; график отпусков; книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.
журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним; журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности; должностные инструкции для каждой должности.

План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части: Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых

Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации

Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения.

Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции.

Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.

Читайте так же:  Практика защиты трудовых прав военнослужащих



Восстановление кадрового учета

В случае отсутствия каких-то приказов по личному составу или по основной деятельности, их подготовка.

Составление и заполнение формы графика отпусков в вашей компании, ознакомление с ним сотрудников компании.



Проверка трудовых договоров, а так же дополнительных соглашений к ним.

При необходимости разрабатывается новая форма трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками*.



Формирование штатного расписания при его отсутствии или внесение изменений и исправление действующего.



Составление и заполнение табеля учета рабочего времени.

По результатам кадровой экспертизы даётся оценка фактического состояния кадрового учёта на предприятии и предлагаются мероприятия по корректному оформлению кадровой документации.Наиболее частой причиной для принятия решения о восстановлении кадровых документов является утрата или неудовлетворительное состояние кадровой документации, отсутствие кадрового учета или существенные упущения при его ведении, невозможность сдачи отчетной документации в пенсионный фонд, отсутствие отдельных сведений по работникам, а также при существенных изменениях, произошедших в трудовом законодательстве.Восстановление важнейших кадровых документов (трудовые договора, правила внутреннего распорядка, приказы по отделу кадров, карточки личного учёта (форма Т2), договоры по материальной ответственности).Восстановление личной кадровой документации (личных дел работников и оформление записей в трудовых книжках)

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

1. организация труда;
2. регламентирование трудовых отношений между самими работниками и их руководством;
3. документальное оформление ;
4. ;
5. ;
6. иное.

Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

Восстановление кадрового документооборота с нуля Часть 2

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Восстановление кадрового документооборота с нуля Часть 2». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Услуга по восстановлению кадрового учета может быть востребована, как небольшими, так и крупными компаниями.
Как правило, для того, чтобы понять, в каком объеме компании-клиенту потребуется восстановление кадрового учета, целесообразно изначально провести кадровый аудит.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Отсутствие каких-либо документов, особенно обязательных, фиксируется в докладной записке либо акте приема-передачи дел.

В разделе содержатся все ответы государственных органов, которые размещены на портале «Открытый диалог» Электронного правительства Республики Казахстан.

Что здесь можно использовать в качестве аргументов? Из ч. 1 ст. 123 ТК РФ нельзя сделать однозначный вывод, является ли график отпусков ЛНА. Но там прямо предусмотрен учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Кадровый документооборот как часть учетного процесса должен быть подконтролен руководителю компании. Как правило, именно на первое лицо изначально возлагается ответственность за его ведение, для чего издается соответствующий приказ.

ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..

Однако, иногда клиент хочет сэкономить на проведении кадрового аудита и сразу приступить к восстановлению кадрового учета.

С другой — очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, «излишнее бумагомарательство» или, составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках.

Далее представлен универсальный план ведения всего объема кадрового документооборота, которым можно пользоваться на любой стадии жизненного цикла компании — от создания до момента ликвидации или реорганизации.

Восстановление кадрового документооборота с нуля Часть 2

На практике нередки ситуации, когда должностные инструкции бездумно скачиваются из интернета и используются без редактуры с учетом специфики деятельности компании или предприятия. В таком случае привлечь к ответственности работников за невыполнение их пунктов невозможно.

Ключевым аспектом управления трудовым процессом в организации являются создание ее структуры, распределение функций между ее подразделениями.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Проверка кадровой документации в ООО «Сто регионов» показала, что должностные инструкции прописаны для всех должностей. В частности, это связано с динамичным развитием компании и введением в штатное расписание новых должностей: — директор по развитию; — руководитель отдела рекрутинга; — руководитель отдела продаж.

По мере набора в штат кадровых или бухгалтерских специалистов эти функции делегируются им с четким указанием, кто за что отвечает и какой документ имеет право подписывать. Для каждой должности разрабатывается соответствующая инструкция, где определяются трудовые функции, права и уровень ответственности. Сотрудник знакомится с распорядительным документом и должностной инструкцией и расписывается:

• либо в отведенной для этого строке на самом документе;
• либо на специально созданном персональном листе ознакомления.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Видео (кликните для воспроизведения).

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Круг обязанностей, которые выполняет работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором, должностной инструкцией.par pardplain fi720qjhyphpar1 fs26 2.3.

Читайте так же:  Порядок доплаты за совмещение должностей

Соответственно, если работник заключил трудовой, в котором, например, установлен оклад и есть ссылка на надбавки в соответствии со штатным расписанием, а положения об оплате труда в организации и коллективного договора нет, то штатное расписание — ЛНА, и с ним должен быть ознакомлен работник как при приеме на работу, так и при изменении заработной платы в процессе работы (ст. 72 ТК РФ).

Однако данная позиция спорная. Напомним, что основной признак ЛНА состоит в том, что он распространяется на неопределенный круг лиц. В то время как, например, в графике отпусков перечислены конкретные сотрудники.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Положение об аттестации — необязательный ЛНА; он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации).

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Централизованное и децентрализованное ведение кадрового учета

Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.
Услуга «Восстановление кадрового учета» становится необходимой, в случае если имело место непрофессиональное ведение кадрового учета в компании, либо кадровый учет велся от случая к случаю, в усеченном виде.

Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Как государству необходимы четкие законы и механизмы их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения этих обязанностей.

Проверка может быть плановая (1 раз в 2 года) или неплановая (например, по звонку на вашу компанию с жалобами).

Кадровое делопроизводство: организация с нуля

Кадровое делопроизводство нередко ведется со значительными нарушениями законодательства. Поэтому при проведении плановых и внеплановых проверок Рострудинспекцией и Прокуратурой компании вынуждены платить крупные штрафы.

Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуск, премирование, командировки, иные приказы при необходимости). Формируются в электронном виде, при необходимости подшиваются в папки по годам в следующем порядке: Папка «Прием, переводы, увольнения»; Папка «Отпуска», Папка «Материальные поощрения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

[2]

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

Ответственностьpar pardplain fi720qjhyphpar1 fs26 par pardplain fi720qjhyphpar1 fs26 5.1.

Изучение устава компании и при необходимости регистрационных документов. Это поможет определиться с правилами и условиями приема руководителя компании либо членов совета директоров — основного исполнительного органа.

В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы.

Как правило, восстановлению кадровой документации предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления.

[3]

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.

Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК РФ, однако ряд статей кодекса регулирует отношения, касающиеся коммерческой тайны. И если трудовая функция работника связана с такими сведениями, то положение о коммерческой тайне в организации должно быть в наличии.

К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.
Читайте так же:  В каких случаях ежегодный оплачиваемый отпуск работнику можно заменить денежной компенсацией

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
   • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
   • Положение об оплате труда и премировании;
   • Положение о защите персональных данных;
   • Положение о командировках.
     Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
3. Восстановить обязательные кадровые документы:
   • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
   • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
   • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
   • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию. Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.
Читайте так же:  Алгоритм заполнения протокола опроса пострадавшего при несчастном случае форма 6 – бланк и образец д

Обратите внимание!

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте эту работу экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат. Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление кадрового учета



Персонал — важнейшая составляющая предприятия, ценный ресурс, и его учет должен поддерживаться постоянно. Делопроизводство в сфере труда относится к узкоспециализированным, сложным областям. В кадровом учете обычно задействованы сотрудники отдельного профиля, обладающие комплексом необходимых знаний. Не всегда предприятиям (особенно небольшим, индивидуальным предпринимателям) удается сформировать для этого подразделение. Оформлением документации порой занимаются люди, которые допускают ошибки, неточности, оставляют пробелы в регистрах, не учитывают нюансы и так далее. Если кадровый учет проводится с ошибками, специализированные инспекции (Роструд) и даже прокуратура могут наложить на фирму существенные санкции — от штрафов до административных действий.

Поэтому, обнаружив пробелы в делопроизводстве, или подозревая их наличие, собственник обязан приложить все усилия для скорейшего исправления. К восстановлению кадрового учета нельзя привлекать сотрудников, которые не обладают должным уровнем компетентности. Грамотные, ориентирующиеся в трудовом законодательстве эксперты ждут заказчиков в консалтинговой компании «РосКо». Мы поможем наладить и восстановить документооборот и делопроизводство, сформировать подразделение кадров в соответствии с нормами ТК РФ.

Стоимость по восстановлению кадрового учета определяются индивидуально и зависит от периода, за который планируется провести восстановление учета, количества сотрудников, а также от текущего состояния кадрового учета в компании.

Когда нужно восстановление и ведение кадрового учета?

Реальный режим работы, дни выплаты жалованья,
объемы ненормированной трудовой активности — специфика организации влияет
на уровень сложности восстановления кадрового учета.



На предприятиях, в которых нет подразделения по труду, зачастую используются типовые бланки,
в которых трудно отразить действительную картину дел, что искажает и усложняет задачу.

Восстановление кадрового учета необходимо в ситуации, к которой
могут привести следующие ошибки:



Из-за хаотичного найма и увольнения
сотрудников были допущены погрешности
в начислении зарплат, выходных пособий.



На предприятии досрочно ликвидируются
кадровые документы (по нормам срок
хранения некоторых составляет 75 лет).



Документация не соответствует
требованиям ТК.



В ведении учета были перерывы
и так далее.

Грамотно выстроенная работа с кадрами позволит организации отразить претензии
со стороны сотрудников (например, бывших), прокуратуры, всех контролирующих органов.



Видео (кликните для воспроизведения).

Эксперт «РосКо» обеспечит соответствие в нумерации, датах бумаг; приведет в нужный вид должностные
инструкции; наладит порядок отпусков и проведет внутреннюю проверку по запросу владельцев компании.

Источники

1. 
   Безуглов, Анатолий Встать! Суд идет: моногр. / Анатолий Безуглов. — М.: Детская литература. Москва, 2014. — 224 c.
2. 
   Решения конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации. 1992-2008 (комплект из 7 книг). — М.: Издательский дом «Право», 2016. — 298 c.
3. 
   Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.
Восстановление кадрового документооборота с нуля — часть 2
Оценка 5 проголосовавших: 1

Сергей Копылов
Я работаю юристом-консультантом в юридической конторе города Москва уже более 11  лет. По образованию, я тоже юрист. За время своей работ, я изучил множество юридических законов и столкнулся с различными проблемами в этой области. Поэтому имею большой опыт в данной сфере.