Несостоявшиеся командировки

Несостоявшиеся командировки

Случается, что запланированная командировка отменяется, а расходы на нее уже осуществлены (приобретены билеты, получены визы и т. д.). Особенно остро этот вопрос стоит именно для заграничных командировок, где предварительные расходы есть обязательно.

Если были приобретены проездные билеты, а затем командировка отменена, билеты необходимо сдать, получив назад часть уплаченных денег. Сотрудник, осуществляющий возврат, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документ о возврате билета, в котором указывается, какая сумма была возвращена, а какая — удержана.

Если организация подготовила такое обоснование, то сумму, удержанную при возврате билетов, можно включить в состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 №03-03-04/1/338. Также сумму, удержанную при возврате билетов, можно учесть в составе внереализационных расходов в случае отмены рейса в результате форс-мажорных обстоятельств (для подтверждения необходимо получить справку у перевозчика).

В то же время, по мнению финансового ведомства, включить в расходы стоимость виз при отмене заграничной командировки, нельзя (Письмо Минфина России от 06.05.2006 №03-03-04/2/134).

Следует также отметить, что факт отмены командировки всегда подтверждается приказом по организации.

Незапланированные изменения во время командировки

Более ранний отъезд в командировку или более поздний приезд из нее по разрешению руководителя допустимы. Изменение нормы суточных во время командировки приведет к пересчету выплат уже командированному сотруднику. Работа или проезд в выходной день в командировке должны оплачиваться. Рассмотрим эти и другие нестандартные ситуации.

Реальный срок командировки может не совпасть с запланированным

Работник представил проездные документы на даты, находящиеся вне сроков, указанных в приказе о направлении в командировку. Как надо определять фактический срок пребывания в командировке?

: Приказом (распоряжением) о направлении в командировку определяется предполагаемый срок командировки. А фактический срок нахождения работника в командировке определяется по проездным документа Ведь при проезде к месту командировки или обратно может произойти вынужденная задержка в пути, тогда фактический срок командировки окажется больше предполагаемог Работнику для выполнения служебного задания может понадобиться больше или, наоборот, меньше времени. Если срок командировки увеличится, то на основании докладной записки работника нужно издать приказ о продлении срока командировки.

Если же работник с разрешения руководителя по причинам, не связанным с выполнением служебного задания, выехал в командировку раньше запланированного срока либо вернулся из командировки позднее, то фактическое время командировки определяется не по проездным документам, а в соответствии с приказом.

Работник может вернуться из командировки отдохнувшим

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные дни. В понедельник прибыл на работу и отчитался за командировку: суточные — 5 дней, проживание в гостинице — 5 дней, билеты к месту командировки и обратно. Как правильно в этом случае учесть расходы?

: Их нужно учесть как обычные командировочные расходы. Минфин не возражает против признания в такой ситуации стоимости обратного билета в налоговом учет Главное, чтобы на задержку в Москве на выходные было согласие руководителя.

Не является стоимость обратного билета и облагаемым НДФЛ доходом работника. Ведь срок задержки незначителен и работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника

А вот расходы на проживание в выходные дни работодатель возмещать работнику в вашем случае не обязан. Если же возместить траты, то их не получится учесть в «прибыльных» расходах. К тому же надо будет исчислить НДФЛ и страховые взносы со стоимости проживания.

Когда норма суточных меняется во время командировки

В организации вышел приказ об увеличении размера суточных, он действует с 01.05.2016. Работник находился в командировке с 28.04.2016 по 05.05.2016. Перед отъездом он получил аванс на командировочные расходы в кассе организации (суточные выплачены в соответствии с приказом, действовавшим до 30.04.2016). Должна ли организация сделать пересчет суточных по возвращении работника из командировки?

: Да, перерасчет суточных нужен. За дни командировки с 01.05.2016 (дня вступления в силу нового приказа) суточные выплачиваются в новом размер Согласен с этим и специалист Роструда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Приказ об изменении размера суточных является локальным нормативным актом. Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действи В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
Если учесть принцип равенства прав и возможносте представляется, что в локальном нормативном акте следует предусмотреть одинаковый размер суточных для работников, находящихся в командировке в одно время, но выехавших в командировку в разные периоды (до и после установления нового размера суточны

Поэтому по возвращении работника суточные ему нужно доплатить. Также не забудьте ознакомить его с приказом о повышении суточны

Отпуск после загранкомандировки: считаем суточные за последний день

Работник был в командировке в Австралии и по разрешению руководителя остался там для проведения личного отпуска. Как выплатить суточные за последний день: по норме за дни нахождения в России или по норме за дни нахождения за рубежом?

: Размер суточных, а также выбор нормативов устанавливается самой организацией — в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировка

По умолчанию за дни пересечения границы суточные выплачиваются

• работник следует из РФ в другую страну, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения за рубежом;
• работник возвращается в Россию, то за день пересечения границы суточные ему выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ.

Однако работник по окончании командировки обратно в РФ не возвращался, то есть факта пересечения границы не было. Поэтому вопрос, в каком размере выплатить суточные, решает руководство по своему усмотрению.

Вот что по этому поводу думает специалист Роструда.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Законодательством не урегулирован вопрос, по каким нормам надо определять суточные за последний день зарубежной командировки в ситуации, когда работник по соглашению с работодателем остается в той же стране в отпуске.
Регулирование таких случаев можно предусмотреть только в локальных нормативных акта

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Командировка в выходной — это тоже работа

Как должно оплачиваться нахождение работника в командировке в выходные, в том числе и в случае, если он в эти дни не работал?

: Прежде всего хотим напомнить, что для привлечения к работе в выходной в большинстве случаев нужно получить письменное согласие работник В приказ о направлении работника в командировку, где указаны даты начала и окончания командировки, можно добавить строку:

Теперь собственно ответ на вопрос. Если день выезда сотрудника в командировку или день возвращения из нее приходится на выходной, то работодатель обяза

• оплатить такой день не менее чем в двойном размере дневной (часовой) тарифной ставки (дневной части оклада);
• по просьбе работника, работавшего в выходной, предоставить ему другой день отдыха. Тогда работа в выходной будет оплачиваться в одинарном размер

То же самое справедливо и для ситуации, когда работник, находясь в командировке, действительно привлекался к работе в выходные дни.

Если же фактически он не работал и не находился в пути в эти дни, то ни оплата дней отдыха, ни отгулы ему не положены. За эти дни надо выплатить только суточны

Командировка в выходной — в одном месяце, отгулы — в следующем

Сотрудник в марте 2016 г. каждое воскресенье (то есть 4 выходных дня) выезжал в командировку, написав заявление о том, что он согласен на выезд в выходной день с предоставлением ему другого дня отдыха. Все рабочие дни в марте он отработал. В мае сотрудник решил воспользоваться неиспользованными выходными днями, взяв четыре отгула. Сохраняется ли заработная плата (оклад) в мае за отгул, полученный за выезд в выходной день в марте?

Из командировки можно вернуться с задержкой капризов природы. В этом случае пригодятся оправдательные документы, например справка о непогоде из аэропорта

: За рабочие дни, приходящиеся на время командировки, работнику выплачивается средний заработо Однако если на время командировки приходится работа в выходной день (в том числе выезд в командировку в выходной день), то такой день оплачивается не менее чем в двойном размере дневной или часовой части оклад

Поскольку ваш работник не брал отгулы в марте за дни выезда в командировку, то получается, что в марте с учетом дней выезда в командировку в выходные он отработал 25 рабочих дней вместо нормы — 21 рабочий день. И вы должны:

• выплатить ему за март зарплату за 21 рабочий день:

— рабочие дни за время командировки оплатить по среднему заработку;

— остальные рабочие дни — в размере дневной части оклада;

• выплатить ему еще четыре дневные части оклада — одинарную оплату работы в течение 4 выходных

Если бы работник не планировал брать отгулы за дни выезда в командировку, то сверх зарплаты за март вы должны были бы выплатить ему восемь дневных частей оклада (двойная оплата работы в течение 4 выходных

Но работник решил взять эти отгулы в мае. Поэтому в мае он отработал на 4 дня меньше нормы, но ему нужно выплатить майский оклад полностью (так как эти 4 дня он уже отработал в марте сверх норм

Даже если бы ваш работник взял четыре отгула в марте, то он все равно выполнил бы норму рабочих дней за март (21 рабочий день) и ему нужно было бы выплатить зарплату за март и четыре дневные части оклада за работу в выходные сверх оклада (одинарная оплата работы в выходные

Ночной рейс: как платить суточные

Если у сотрудника вылет по билету в 00 ч 10 мин, то из этого следует, что на регистрацию он приехал до 00 ч 00 мин. Каким образом начислять суточные и нужно ли документальное подтверждение?

: Работодатель обязан выплатить работнику суточны за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутк

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорт

Аэропорты практически всегда расположены за городом. Поэтому в описанной вами ситуации следует взять в расчет время, которое потребовалось сотруднику для того, чтобы добраться до аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника к месту постоянной работы.

Это правило необходимо учитывать при издании приказа о направлении сотрудника в командировку.

Пример. Расчет суточных при ночном вылете

/ условие /

Самолет вылетает в Новосибирск 31 мая в 00 ч 10 мин, а работник выехал в аэропорт Шереметьево, расположенный за пределами Москвы, где находится место постоянной работы (жительства), 30 мая вечером.

Самолет прилетает из Новосибирска в аэропорт Шереметьево 2 июня в 23 ч 55 мин. Соответственно, домой или на работу командированный сотрудник попадет лишь 3 июня.

/ решение /

Днем начала командировки будет считаться 30 мая несмотря на то, что в билете указано 31 мая. Суточные положены работнику за период с 30 мая по 3 июня включительно.

Очевидно, что работник должен документально подтвердить свое отбытие в командировку накануне дня самой командировки. Подтверждением будет, к примеру, билет на электропоезд до аэропорта или обратно либо квитанция на оплату услуг такси, в которых указаны дата и место прибытия.

Командировка, которая так и не состоялась

Иногда бывает, что командировка по каким-то причинам срывается. Между тем деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, проплачена бронь гостиницы, получены визы и т. д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

В бухгалтерском учете такие затраты включают в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что расходы по отмененной командировке связаны с получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса. Правда, налоговики могут с таким подходом не согласиться. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа.

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134, хотя ст. 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованными считать нельзя.

Практический универсальный справочник работника кадровой службы
Ф.Н.Филина
«ГроссМедиа», 2008

Журнал о том, как правильно платить налоги

Оформить подписку по телефону:

Путеводитель
по налогу на прибыль

Отчетность и уплата

Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы

Ошибка 1. Компания не оформила приказ об отмене командировки

При отмене или переносе командировки оформите это решение приказом руководителя. Ознакомьте с приказом под роспись всех работников, которых организация планировала отправить в служебную поездку. Образец приказа мы привели ниже.

Образец 1. Приказ об отмене командировки

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, письмо контрагента о переносе переговоров или распечатку сообщения из электронной почты. Если командировка сорвалась из-за болезни работника, приложите к приказу копию больничного листа. Если авиакомпания отменила рейс, заручитесь ее справкой или письмом об этом.

Другая ситуация — сотрудник по семейным обстоятельствам вынужден отказаться от командировки или вернулся из поездки раньше. Например, из-за болезни близкого родственника. Тогда попросите, чтобы он написал объяснительную записку. Образец мы привели ниже. Объяснительную записку с резолюцией директора приложите к приказу об отмене командировки.

Образец 2. Объяснительная записка работника

Ошибка 2. Компания отразила расходы по отмененной поездке как командировочные

При отмене командировки в последний момент у работника обычно уже есть билеты, забронирована или оплачена гостиница. Расходы по несостоявшейся поездке организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Подтверждают это письма Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616. Они по-прежнему актуальны.

[2]

По состоявшейся поездке компания признала бы расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если поездка сорвалась, расходы нельзя включать в командировочные. Это нам подтвердили в Минфине России (подробнее см. во врезке ниже). Компания вправе учесть эти затраты либо как прочие, либо как внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Оба перечня расходов открыты, выбор за организацией. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Впрочем, некоторые суды разрешают учесть расходы по отмененной поездке как командировочные (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.09 № А21-6746/2008). Но чтобы не спорить с налоговиками, безопаснее отражать затраты как прочие или внереализационные.

Расходы на несостоявшуюся командировку признайте в налоговом учете на дату, когда выполните два условия (подп. 3 и 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• есть приказ директора об отмене командировки;
• работник сдал авансовый отчет по несостоявшейся поездке, а директор его утвердил.

Как обосновать расходы по отмененной командировке

Ошибка 3. Компания признала расходы по сорвавшейся поездке без учета возвращенных сумм

При отмене командировки у компании обычно есть возможность вернуть часть затрат. Если она учтет расходы полностью без учета возвращенных сумм, компания занизит налог на прибыль.

Сбор за возврат билета и невозвращаемые сборы. В стоимость авиа- и железнодорожных билетов входят разные сборы, которые при отказе пассажира от поездки перевозчик не возвращает. Например, сбор за оформление билета на бумаге, топливный, сервисный или комиссионный сбор.

Кроме того, за возврат билета перевозчики взимают отдельную плату. Так, за возврат любого железнодорожного билета по России или странам СНГ компания «РЖД» в 2016 году берет 185 руб. 40 коп. За возврат международных билетов в страны дальнего зарубежья «РЖД» удерживает по 10 евро за каждое место.

При расчете налога на прибыль компания вправе учесть разницу между стоимостью билета по отмененной командировке и суммой, которую вернул перевозчик. Сбор за возврат билета обычно включен в эту разницу.

Минфин России приравнивает сбор за возврат или переоформление билета к штрафу (письма от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Поэтому ведомство считает, что сумму удержанного сбора нужно включить во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Причем неважно, по какой причине сорвалась поездка.

Стоимость невозвратных билетов. Не все билеты можно вернуть перевозчику. К примеру, наиболее дешевые авиабилеты, которые продаются в рамках рекламных акций, сдать нельзя. Деньги за них перевозчик не возвращает.

Если компания отменила командировку, а работник купил невозвратные билеты, они просто остались неиспользованными. Тем не менее Минфин России разрешает учесть расходы на покупку и таких билетов (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Главное, подтвердить, что сотрудники не воспользовались билетами по уважительной причине — из-за отмены или переноса командировки. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, приложение к билету, справка перевозчика, правила применения тарифов с сайта авиакомпании и др.

При переносе командировки в расходах можно учесть стоимость как нового билета, так и первоначального, за минусом сумм, которые вернул перевозчик (письмо Минфина России от 02.05.07 № 03-03-06/1/252).

Штраф или сбор гостиницы за снятую бронь. В некоторых отелях выгоднее заранее оплатить забронированный номер. Если командировка сорвалась, гостиница обычно удерживает плату за одни сутки или фиксированный штраф за отмену брони.

По аналогии со сборами за возврат билетов компания вправе включить в налоговые расходы плату за аннулирование брони в гостинице. Минфин России с этим согласен (письмо от 29.11.11 № 03-03-06/1/786).

Ошибка 4. Компания аннулировала ранее изданный приказ о командировке

Отмену приказа о командировке налоговики могут расценить как отказ от планов отправить работников в служебную поездку. Как если бы компания и не собиралась их никуда направлять.

При таком оформлении у организации могут возникнуть проблемы с учетом расходов по несостоявшейся поездке. Ведь первоначальный приказ о командировке будет аннулирован. Его просто нет. Значит, компании нечем обосновать расходы на возврат билетов или покупку невозвратных билетов, отказ от оплаченной брони в гостинице и др.

Правильный алгоритм действий, при котором организация без проблем учтет расходы по сорвавшейся командировке:

• директор издает приказ о командировке;
• после получения новой информации директор издает приказ об отмене командировки;
• работник возвращает перевозчику купленные билеты и аннулирует бронь в гостинице;
• сотрудник оформляет авансовый отчет и сдает его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими покупку и возврат билетов, удержание гостиницей штрафа за снятую бронь и т. п.

Ошибка 5. Компания учла все расходы на несостоявшуюся командировку

Компания вправе признать не все расходы на сорвавшуюся поездку. Если учесть все затраты, налоговики их снимут и доначислят налог на прибыль.

Суточные. Работники никуда не ездили, так как командировка сорвалась. Значит, у них не возникло дополнительных затрат, которые связаны с пребыванием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Поэтому компания не обязана выплачивать им суточные.

Даже если организация выплатила суточные, работники обязаны их вернуть. Суточные за несостоявшуюся поездку нельзя включать в налоговые расходы, так как эта выплата необоснованна (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник досрочно вернулся из командировки, например по семейным обстоятельствам, компания выплачивает ему суточные только за дни поездки. Эти суммы она отражает как командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Виза, загранпаспорт и медстраховка. Налоговики считают, что расходы на оформление работникам загранпаспорта и визы организация вправе учесть только по состоявшимся командировкам (п. 1 письма ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/[email protected]). Такого же мнения придерживается Минфин России (п. 1 письма от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Согласны с этим и суды (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 14.09.15 № А32-521/2015).

На практике аналогичное требование ревизоры предъявляют и к расходам на медицинские страховки для загранпоездок. Ведь страховая компания оформляет договор медстрахования на конкретный срок — на период поездки за границу. Если компания отменила загранкомандировку, визовый сбор и плату за медстраховку рискованно включать в налоговые расходы.

Допустим, впоследствии работник воспользовался этой визой. Тогда компания вправе учесть расходы на оформление визы в том месяце, в котором директор утвердил авансовый отчет сотрудника по зарубежной командировке (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Компания планировала отправить сотрудника по служебным делам в Лондон с 20 по 30 июня 2016 года. Работник получил британскую визу на полгода. Он оплатил консульский сбор и услуги визового центра. Но в июне поездка сорвалась. Работник поехал в Великобританию лишь в сентябре и в другой город. Расходы на консульский сбор и плату за услуги визового центра компания вправе признать в налоговом учете за 9 месяцев.

Затраты на оформление визы для несостоявшейся командировки нельзя учесть в расходах

ООО «Н» заказало у ООО «М» услуги по получению в консульстве Франции шенгенской визы на срок 24 месяца на имя своего работника для поездки во Францию и страны Шенгенского соглашения. Вознаграждение за услуги составило 100 тысяч рублей. Виза приобреталась для поездок в целях оперативного решения производственных вопросов и привлечения новых контрактов, но использована не была.

ООО «Н» учло стоимость визы в прочих расходах при исчислении налога на прибыль.

По результатам выездной проверки ИФНС доначислила компании налог на прибыль, пени и штраф, исключив стоимость визы из расходов.

Суды трех инстанций (дело № А32-521/2015) признали решение инспекции законным, посчитав расходы на оформление визы необоснованными, поскольку расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода.

Суды разъяснили, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности, на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК). При этом согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Суды (постановление кассации Ф08-6323/2015 от 14.09.2015) установили, что в материалах дела отсутствует подтверждение назначения командировки и ее последующей отмены. Более того: затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер. Расходы на оформление и выдачу виз, в том случае, если по сложившимся обстоятельствам командировка не состоялась, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.

Комиссия, уплаченная за возврат билетов при несостоявшейся командировке, включается в состав расходов

Если организация сдает проездные билеты в случае несостоявшейся командировки работника, то компания-перевозчик взимает за эту операцию определенную комиссию (то есть возвращает лишь часть стоимости билетов). Может ли организация учесть при налогообложении прибыли ту часть стоимости билета, которую удержал перевозчик? В Минфине считают, что может (письмо от 25.09.09 № 03-06/1/616).

Чиновники напоминают положение подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса, согласно которому налогоплательщик может включить во внереализационные расходы суммы штрафов и прочих санкций за нарушение договорных обязательств. При этом списать в расходы можно те санкции, которые налогоплательщик признал сам, либо те санкции, которые налагаются на него решением суда.

По мнению Минфина, уплата комиссии при возврате билетов как раз и подтверждает, что организация признала штрафные санкции, назначенные перевозчиком за срыв договорных обязательств (наличие таких обязательств подтверждает проездной билет). Получается, что удержанные перевозчиком штрафные санкции, организация вправе включить в состав внереализационных расходов. Причем, расходы учитываются по дате признания штрафов, то есть в день возврата билетов компании-перевозчику.

Командировка: нестандартные ситуации

«Расчет», 2007, N 2

Как учесть расходы, если сотрудник в командировке заболел, или вылет самолета задерживается из-за погодных условий, или в командировку нужно отправить внештатника? О порядке оплаты затрат в этих и других ситуациях читайте в книге «Годовой отчет — 2006».

Форс-мажор в командировке

На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин и другие причины, по которым командировка затягивается.

• суточные;
• расходы на наем жилого помещения.

Некоторые бухгалтеры считают эти расходы чрезвычайными. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами.

Чтобы не возникало проблем, попросите фирму-партнера, в которую направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении реальную дату отъезда из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия.

Если это сделать не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении командировки и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия с налоговиками. Дополнительным аргументом в вашу пользу послужит Письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

Сотрудник в командировке заболел

Может случиться, что работник в командировке внезапно заболеет. Тогда по возвращении фирма должна возместить ему за время болезни:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• больничные (ст. 168 ТК, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Если работник лечился в стационаре, то расходы по найму жилого помещения за эти дни ему не выплачивают. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период не более двух месяцев (п. 16 совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62).

Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если работник представит больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 Постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. N 13-6).

Командировка совместителя

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности.

Услуги связи

Если работник в командировке звонил в свой офис или фирме-партнеру в другой город, то ему должны компенсировать стоимость переговоров. Квитанция из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, по которым звонил сотрудник, подтвердит производственный характер затрат. Аналогично возмещают расходы на переговоры с мобильного телефона.

Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которую тот должен наложить резолюцию «Бухгалтерии оплатить».

Выходные дни

Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха.

Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание приказом руководителя фирмы. А вот командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62). Достаточно сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться в месте командировки, ему могут оплатить и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировку не будут считать однодневной.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если их все же выдали работнику, то эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль и ее включают в совокупный доход сотрудника (Письмо УФНС по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха. Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдадут на общих основаниях (Письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

Если работнику выплачивают суточные, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение.

Если командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами? Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к прочим расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны. Однако в этом случае трудно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

[3]

Как правило, такие расходы незначительны и редки. Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать.

Поездка «несотрудника»

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

• непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
• документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме — единый социальный налог и взносы «по травме».

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату. Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (Постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. N КА-А40/9726-03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. N А31-541/1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

Момент признания расходов, связанных со служебной командировкой

Александр Здоровенко, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению
ООО «АЗъ – Консультант»

Журнал «Документы и комментарии» № 17, сентябрь 2013 г.

Порядок учета расходов на служебные командировки имеет ряд особенностей. Момент признания таких расходов зависит в первую очередь не от даты их фактического осуществления, а от даты утверждения авансового отчета. При этом следует иметь в виду, что расходы могут быть произведены и авансовый отчет представлен по ним еще до начала самой служебной командировки. Каким образом отражаются в налоговом учете расходы, связанные со служебной командировкой, если авансовый отчет по ним представлен еще до ее начала? Следует ли налогоплательщику ждать окончания служебной поездки работника, чтобы признать такие расходы? (Письмо Министерства финансов РФ от 18.07.13 № 03-03-06/1/28117)

Что считается зарубежной служебной командировкой

[1]

Трудовое законодательство определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом сотруднику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику помимо расходов, непосредственно связанных со служебной командировкой, также расходы на проезд, проживание и суточные, иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

При направлении работника в зарубежную служебную командировку нередко требуется оформить визу.

В некоторых случаях для ее получения законодательством иностранных государств предусмотрены различные дополнительные условия, например наличие медицинской страховки.

Все эти расходы, если они понесены самим работником, также подлежат возмещению (ч. 2 ст. 166 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Дата признания командировочных расходов

Перечень расходов, связанных со служебными командировками, которые признаются в целях налогообложения прибыли, установлен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Этот перечень является открытым. Следовательно, все расходы, которые необходимо осуществить, чтобы состоялась зарубежная служебная командировка, могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании указанной нормы, в том числе и на оформление международного страхового полиса.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой признания расходов на командировку является дата утверждения авансового отчета. Также отметим, что положения Налогового кодекса не содержат требования о признании расходов на командировку только после ее завершения.

Таким образом, независимо от срока осуществления служебной командировки все расходы, связанные с ней, признаются на дату утверждения авансового отчета.

Давая разъяснения, специалисты финансового ведомства указали, что расходы на оформление и выдачу виз, в том числе на оформление международного страхового полиса, необходимо учитывать в соответствии с положениями подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ. Кроме того, они обратили внимание, что расходы должны отвечать критериям их признания, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Полагаем, что из приведенных разъяснений можно сделать вывод, что расходы, которые были понесены до начала зарубежной служебной командировки и по которым представлен авансовый отчет, организация имеет право учесть при исчислении налога на прибыль на дату утверждения этого авансового отчета.

Отмена командировки

Сразу скажем, что, согласно официальным разъяснениям, расходы, связанные с командировками, в том случае если по сложившимся обстоятельствам поездка не состоялась, нельзя учитывать в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Главное финансовое ведомство настаивает на том, что расходы могут быть учтены только по состоявшимся командировкам (письмо от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Поэтому следует иметь в виду, что при включении затрат на отмененную командировку в состав прочих расходов не исключены споры с налоговыми органами. Правда, по нашему мнению, хотя на текущий момент судебная практика по подобным вопросам и отсутствует, однако есть все шансы отстоять правомерность учета таких расходов.

Как известно, расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому при решении вопроса о возможности учета расходов по несостоявшейся служебной командировке следует принимать во внимание ее изначальный характер. Так, если командировка имела производственную направленность, то все затраты на ее организацию налогоплательщик вправе учесть в целях налогообложения. Как указано в определениях Конституционного суда РФ от 04.06.07 № 320-О-П и № 366-О-П, при оценке обоснованности расходов должны приниматься во внимание лишь обстоятельства, которые свидетельствуют о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. Фактически достигнутый результат предпринимательской деятельности значения не имеет.

Налогоплательщик не лишится права учесть расходы на несостоявшуюся служебную командировку и в том случае, если работник будет отчитываться о понесенных расходах только после ее отмены. В то же время существует мнение, что при отмене командировки у работника отсутствуют обязанности по составлению авансового отчета. Кто же прав?

Налоговый кодекс не регулирует порядок составления авансового отчета. Для решения этого вопроса необходимо обратиться к Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденному Банком России 12.10.11 № 373-П. На основании пункта 4.4 этого документа выдача наличных денег под отчет осуществляется на срок, указанный в соответствующем заявлении. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги, предъявить авансовый отчет с подтверждающими документами. Таким образом, обязанность составления авансового отчета связана не с фактом выполнения какого-либо действия, а исключительно с окончанием срока, на который выданы деньги под отчет.

Следовательно, если работник израсходовал полученные средства, то по истечении указанного срока он обязан представить авансовый отчет вне зависимости от того, состоялась служебная командировка или нет.

Если командировка не состоялась, то понесенные затраты можно включить в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Источники

1. 
   Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.
2. 
   Андрианов Н. В. Гражданское общество как среда институционализации адвокатуры; Либроком — М., 2011. — 304 c.
3. 
   Тихомиров, М.Ю. Исковые заявления в суд общей юрисдикции; М.: Тихомиров М.Ю., 2013. — 768 c.
4. Темнов, Е. И. Теория государства и права / Е.И. Темнов. — М.: КноРус медиа, 2014. — 589 c.
5. Курскова Г. Ю. Политический режим Российской Федерации. Теоретико-правовой аспект; Юнити-Дана, Закон и право — Москва, 2008. — 296 c.