Готовимся в командировку

Подготовка к командировке: как все предусмотреть

Сборы в командировку – дело хлопотное. Здорово, когда есть время и вы можете спокойно составить список нужных вам вещей. Но что делать, если времени в обрез и гораздо важнее распланировать деловые встречи и, конечно, решить вопрос жилья (не забудьте про гостиничные чеки!). Тогда воспользуйтесь нашим списком, вычеркнув из него все то, что вам не понадобится.

Итак, список обязательных вещей в командировку:

• визитные карточки (пусть они будут везде: в карманах, в кошельке, в визитнице и т. д.);
• бейджик;
• мобильный телефон и зарядное устройство к нему;
• деловые документы;
• флешка;
• планшет или ноутбук;
• оборудование для презентации, если вы собираетесь ее проводить;
• ручки и ежедневник;
• очки или линзы, если они вам необходимы;
• лекарства, без которых вам сложно обойтись.

Что касается одежды, то тут нужно взять, как минимум, один запасной наряд, даже если вы отправляетесь всего на один день. В идеале: в дорогу (то, что будет на вас), переодеться в поезде и в гостинице, для деловых встреч. Если вы женщина, возьмите несколько пар колготок: пусть одна из них будет постоянно в вашей сумочке.

Также не лишним будет антибактериальный спрей для рук, влажные салфетки, мыло и шампунь в маленьких одноразовых упаковках. Если вы едете поездом, возьмите с собой книжку или журнал, чтобы скоротать время в дороге.

Перед отъездом

До отъезда обязательно решите все домашние дела, иначе они просто не дадут вам покоя в командировке. Также желательно продумать заранее ряд деловых вопросов:

• проезд (как добраться);
• гостиница и гостиничные чеки;
• план мероприятий в командировке;
• перемещение по городу (скачайте через интернет схему станций метро и расписание автобусов, если это необходимо).

Также соберите заранее и выпишите в блокнот все деловые контакты, которые могут вам пригодиться. Это касается не только партнеров в том городе, куда вы собираетесь, но и ваших сотрудников в родном офисе. Может потребоваться срочно решить какой-то вопрос, тогда телефон нужного человека должен быть под рукой.

Отправляясь домой, не забудьте собрать гостиничные чеки и другие документы, которые вам понадобятся для отчета перед бухгалтерией.

И самое главное – возьмите с собой свою уверенность, целеустремленность и, конечно, смекалку и чувство юмора: с ними вы сможете решить все свои вопросы и добиться огромного успеха в делах.

Как сделать командировку полезной

Как правило, командировка – необходимое и важное мероприятие для многих предприятий и организаций, которое может принести пользу и командированным сотрудникам. О том, как увеличить полезность командировок, пойдет речь в данной статье.

Командировкой называется служебная поездка работника для решения какой-либо задачи, поставленной работодателем, вне места постоянной работы.

Чтобы командировка оказалась удачной, к ней нужно подготовиться.

Планирование командировки

Важнейшая часть подготовки к отъезду в командировку – составление плана.

План командировки лучше всего разработать примерно за неделю до ее начала.

При составлении плана надо стремиться в наибольшей степени приспособить его к своим возможностям и желаниям. План должен быть таким, чтобы, с одной стороны, его одобрил Ваш начальник, а с другой, Вам не надо было бы излишне напрягаться при его выполнении и, что особенно важно, чтобы по возвращении можно было с блеском отчитаться.

Включаемые в план мероприятия должны обеспечивать максимальную степень выполнения задания и достижения цели, а также должны давать возможность показать себя руководству с наилучшей стороны.

План командировки необходимо составлять так, чтобы можно было ежедневно подводить итоги и вносить поправки на оставшееся до конца командировки время.

Если командировка предполагает деловые встречи, надо составить хотя бы приблизительный их план-график и, по возможности, согласовать его с организацией, которая будет Вас принимать.

При составлении плана командировки сначала собирается вся необходимая информация о том, с кем надо встретиться с указанием адресов, должностей, контактных телефонов.

На следующем этапе формулируются конкретные цели и конкретные результаты по каждой из них. Например, встретиться с техническим директором, чтобы обсудить проект строительства… и составить техническое задание на… Результат – согласованный проект технического задания на…

На третьем этапе выстраивается список приоритетов, которые расставляются в хронологической последовательности. Определяется очередность встреч и время их проведения.

Как показывает практика, чтобы себя соответствующим образом настроить, лучше сначала запланировать проведение не первой, а второй или третьей по важности встречи. Обязательно нужно предусмотреть определенный резерв времени между встречами, не менее получаса, чтобы успеть, если нужно, добраться до места, прийти в себя и обдумать еще раз цель и ход беседы.

В конец списка ставятся наименее значимые события.

В период командировки не стоит забывать о выполнении своих основных обязанностей, если Вы руководитель или важный в командировавшей Вас организации специалист. В плане командировки можно предусмотреть время для ознакомления с договорами, подготовки черновых вариантов документов, ведения переписки.

Подготовка

Сделать командировку максимально полезной поможет составление списка дел, которые надо сделать. В списке выделяются дела первоочередные, и те, которые можно сделать во вторую и последующие очереди.

Помочь избежать потерь времени может простой лист бумаги, разделенный на следующие части:

— что надо сделать и какие вопросы решить до отъезда;
— что надо сделать и какие вопросы решить во время командировки;
— какие взять с собой документы;
— что надо в поездке иметь под рукой.

Чтобы командировка была успешной, надо обязательно продумать все возможные неожиданные ситуации и различные варианты выхода из них. Это позволит заранее подготовиться к возможным трудностям.

Подумайте, нет ли у Вас друзей, знакомых, родственников в том месте, куда Вы направлены. Чтобы можно было при необходимости обратиться к ним за помощью, нужно иметь при себе их адреса и (или) телефоны.

Определенную материальную выгоду от командировки можно получить, если зарегистрироваться в партнерских программах типа аэрофлот-бонус или РЖД-бонус. Тогда, совершая поездки за счет работодателя, Вы будете копить бонусы на премиальные билеты.

Замечательный помощник при подготовке к командировке – интернет. До отъезда в командировку найдите план города, куда Вы приедете, определите место пункта прибытия (аэропорта, вокзала и др.), место, где расположена организация, в которую требуется явиться, место Вашего проживания. Посмотрите, каким общественным транспортом можно до них добраться, номера маршрутов, в какую сторону ехать и сколько остановок. Это избавит от необходимости обращаться к услугам такси, что может быть дорого, а иногда и небезопасно.

Уделите должное внимание авансу. Его рассчитывают с учетом длительности командировки по утвержденным нормам компенсации затрат командированного. Если в организации не приняты ограничения на авансы по командировкам, не надо брать деньги с избытком, поскольку существует большая опасность израсходовать эти деньги на то, что не будет компенсировано организацией, и надо будет отдавать свои деньги.

После того, как стала известна дата отъезда, нужно позаботиться о том, чтобы время отправления и прибытия были удобно согласованы. Плохо оказаться ночью в незнакомом месте или долго ждать момента отправления. Когда билеты приобретает Ваш секретарь, надо заблаговременно обговорить с ним эти детали.

Чтобы правильно одеться и иметь при себе все необходимое, следует ознакомиться со сводкой погоды на день прибытия на место.

Успех командировки в немалой степени зависит от настроя командированного. Поэтому, готовясь отправиться в командировку, надо постараться настроить себя в максимальной степени позитивно, так, чтобы у Вас не было никаких сомнений в том, что Вы сможете сделать командировку полезной для Вашей организации и для себя.

Перед отправлением в дорогу следует проверить, все ли необходимые документы Вы взяли. Нехорошо, если Вы забыли какую-нибудь инструкцию или методику. Их придется высылать Вам факсом или электронной почтой, из–за чего можно заработать соответствующее внушение от руководителя и стать объектом насмешек коллег. Но начать работать в командировке Вы сможете. А вот если у Вас не будет документов, удостоверяющих Вашу личность и полномочия, значит, Вы ехали напрасно.

С собой обязательно надо взять паспорт или документ, который его заменяет, командировочное удостоверение, приказ, где написано, с какой целью и на какой срок Вас командируют, какие у Вас полномочия, иногда доверенность на представление Вашей организации или совершение каких-то действий.

В дороге и в командировке

Полезность командировки для Вас зависит и от того, чем Вы будете заниматься в дороге. Одни предпочитают спать, мечтать и строить планы на будущее, другие – читать, смотреть фильмы и разгадывать кроссворды. Женщины нередко занимаются рукоделием. Но есть и другие варианты – начать писать стихи, рисовать эскизы в дорожном альбоме и сделать это в последующем своим новым хобби. Также можно попробовать писать статьи, в том числе для корпоративных СМИ.

Чтобы за время командировки успеть сделать больше, нужно как можно более точно определить главные задачи и пути их решения, не полагаться на свою память и постоянно делать записи, отдавать предпочтение личным встречам, а не телефонным разговорам.

В контактах с командировавшей Вас организацией, напротив, нужно активно использовать телефон. При этом важно, чтобы звонили Вы сами и звонили Вам.

Резко снижает пользу от командировки неоправданно напряженная работа. Чаще всего это происходит с молодыми сотрудниками, которые впервые самостоятельно отправляются в поездку. Они понимают, что в командировке им придется представлять свою компанию, боятся не справиться и начинают работать в бешеном темпе без обедов и отдыха. В результате нарастает усталость и снижается качество работы.

Причиной необоснованного перенапряжения в командировке может стать непонимание своих задач. Чтобы избежать этого, нужно еще до отъезда оценить возможность выполнить задание в установленные сроки и степень понимания задач. Если будет видно, что за время командировки сделать намеченное невозможно, надо обсудить объем работ с руководителем до отъезда.

[1]

Наряду с опасностью перетрудиться существует не меньшая опасность излишне увлечься развлечениями. Надо понимать, что в большинстве случаев значительная часть развлекательной программы принимающей Вас организации представляет собой лишь демонстрацию вежливости и радушия, в то время как в действительности от Вас ожидают не столько согласия, сколько отказа от участия в предлагаемых мероприятиях.

Как правило, даже при очень плотном графике можно выкроить немного времени для ознакомления с достопримечательностями. Для этого, используя интернет, надо еще до отъезда узнать об интересных местах, определить, какие из них Вам особенно хотелось бы посетить и как добраться до этих мест.

Место командировки, особенно для женщин, может оказаться интересным с точки зрения возможности купить что-то особенное и нужное или приобрести товары дешевле. При этом могут возникнуть проблемы с вывозом того, что Вы купили. В таких случаях опытные люди советуют воспользоваться услугами экспресс — почты, учитывая, что тарифы определены так, что стоимость отправки одного килограмма тем меньше, чем больше общий вес посылки. Почтой лучше всего отправлять одежду и различные мелочи, а дорогие, ценные и хрупкие предметы класть в сумку или чемодан.

В немалой степени польза от командировки определяется тем, где командированный будет проживать. Сегодня все больше фирм отказывается от дорогостоящих услуг гостиниц, отдавая предпочтение мини-гостиницам и покупке или аренде квартир. В квартире у командированного человека есть возможность приготовить себе на кухне привычную еду и не ощущать присущей гостиницам казенности. Кроме того, поскольку при аренде на короткий срок время аренды может устанавливаться произвольно, не надо будет оплачивать лишние часы, как это часто бывает при проживании в гостиницах.

Отъезд и составление отчета

Перед отъездом необходимо заранее положить в сумку:

— командировочное удостоверение, которое обязательно следует заверить печатью и подписью соответствующего сотрудника принимавшей Вас стороны;
— билеты на поездку к месту командировки и обратно;
— квитанции и чеки за пользование постельным бельем;
— квитанции об оплате гостиницы и гостиничных услуг;
— квитанции и талоны на поездки в транспорте;
— прочие документы.

Командировка закончена, Вы вернулись. Теперь Ваша главная задача — грамотно отчитаться о командировке.

Отчет должен содержать краткий анализ полученной в ходе командировки информации с обязательным Вашим выводом в конце анализа.

В отчете о командировке нельзя давать только негативную информацию даже в тех случаях, когда Вы увидели массу недостатков. Надо обязательно сообщить и о чем-нибудь хорошем, например, об ожидаемом улучшении. В подходящих местах отчета надо в ненавязчивой форме акцентировать внимание руководства на Ваших личных достижениях.

Е.Г.Павлова, доц. каф. «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ.

Стратегия подбора персонала
Основные ошибки начинающих соискателей
Как перевести сотрудника на удалённую работу
Сотрудник с двумя трудовыми
Ключевые вопросы на собеседовании

Что взять с собой в командировку на три дня и на неделю

Планируя, что взять в командировку, можно забыть, что первым делом это – поездка в рабочих целях. Возможность вырваться из повседневной рутины и попутешествовать тут лишь второстепенна. Тем не менее легко отнестись к командировке восторженно и набрать с собой слишком много вещей, руководствуясь принципом «а вдруг». Большинство компаний, отправляя сотрудника куда-либо за корпоративный счет, совсем не настроены дополнительно платить за багажные места. Для самого работника тоже невыгодно тратить собственные деньги на покупку впопыхах забытой дома вещи.

Содержание

Как составить список вещей, которые могут пригодиться в командировке

Есть предметы, необходимые в любой поездке, вне зависимости от ее цели и длительности. С них и должен начинаться список вещей для командировки:

• принадлежности для гигиены (зубная щетка и паста, средства для умывания и бритья, кремы, влажные салфетки, полотенца);
• сменное нижнее белье;
• личные документы;
• минимальный набор медикаментов для дороги (обезболивающее, противопростудный порошок, препарат от отравления);
• зонт.

Все это прекрасно поместится в совсем небольшую сумку. Работающие за компьютером, скорее всего, вынуждены будут везти с собой ноутбук и зарядное устройство в защитном дорожном чехле.

Список вещей составляется не только для того, чтобы не забыть ничего взять с собой, но и чтобы все привезти обратно домой. Командировка – достаточно утомительное мероприятие, от усталости легко забыть одежду, предметы гигиены или даже документы. Заранее составленный список поможет быстро собраться и не тратить время на перепроверку, ничего ли не было забыто.

Что взять в командировку на 3 дня

Если предполагается проводить все время на работе, то на три дня достаточно будет взять с собой один деловой костюм со сменной рубашкой для мужчины, блузой – для женщины.

Однако часто принимающая сторона старается хотя бы один вечер провести за корпоративным ужином с гостем, поэтому может понадобиться непросто сменная одежда, а вечерний туалет. В зависимости от типа компании и рабочих норм в ней это может быть как классический вариант платья для женщины и костюма – для мужчины, так и простой casual стиль.

Обуви достаточно будет только одной пары, если она универсальна по стилю.

Нужно ли брать с собой так называемую повседневную одежду в командировку на 3 дня? Скорее, что это будет не целесообразно, так как в нее человек будет одет во время непосредственной поездки в поезде или автобусе.

Нет смысла везти с собой сменную свободную одежду, если большая часть времени будет проводиться на работе. В отельном номере или съемной квартире можно ограничиться халатом или пижамой.

[3]

Стоит воспользоваться коротким сроком командировки как возможностью везти легкий и небольшой багаж.

Что взять в командировку на неделю

К примеру, это могут быть рубашки и блузы, которые хорошо смотрятся и с деловым костюмом, и с джинсами. Вместо куртки или кофты можно взять с собой еще один пиджак или жакет, но более вольного стиля, который можно будет одеть вечером с платьем, а днем – с джинсами или брюками.

Что касается обуви, то скорее всего придется взять с собой две пары, причем, желательно, чтобы они обе были универсальными относительно стиля, но под разные погодные условия.

[2]

Почему рекомендуется брать по две пары похожих вещей с собой в командировку на неделю? Дело в том, что не всегда есть возможность вовремя обратиться в прачечную, если запачкалась одежда. Грязный рабочий костюм производит крайне неблагоприятное впечатление. Поэтому лучше подстраховаться и взять по две пары рубашек, блуз, футболок и брюк или юбок.

Для длительного пребывания вне дома также уместно будет взять с собой какую-то комфортную домашнюю одежду – халат, спортивный костюм, пижаму. Во-первых, это позволит дольше сохранять «уличный» гардероб свежим, во-вторых, так можно почувствовать себя комфортнее и лучше расслабиться. Все же командировка – это работа, сопряженная с переездами и необходимостью быстро ориентироваться в незнакомой обстановке, что очень утомительно. Удобная домашняя одежда поможет расслабиться вечером и лучше отдохнуть перед новым трудовым днем.

Что взять мужчине в командировку

Принято шутить, мол, женщины в командировку берут половину шкафа и потом жалуются, что нечего было одеть. Однако на практике куда больше шансов, что небольшая дорожная сумка и заранее собранная косметичка с минимальными объемами средств окажется наготове у дамы, а не у мужчины. Для многих представителей сильного пола, легко решающих сложные профессиональные задачи, сборы в командировку – непреодолимая самостоятельно проблема.

Что же взять мужчине, чтобы не пришлось ничего докупать во время самой поездки? Для начала, следует предусмотреть следующее:

• зубная щетка и паста,
• бритвенные принадлежности,
• сменное нижнее белье и носки,
• как минимум по одной сменной рубашке или футболке (в зависимости от дресс-кода),
• зарядные устройства к девайсам,
• документы.

Многое зависит от того, насколько формально принято одеваться на работу в компании и предполагается ли какое-либо официальное событие со строгим дресс-кодом. В современной моде для мужчин, которым приходится путешествовать в бизнес-целях, уже созданы деловые костюмы из не мнущихся тканей. Разумно будет иметь один такой в гардеробе, если командировки – не редкость. Для обычных рабочих будней есть мужские пиджаки в намеренно небрежном стиле – с закатанными рукавами или мягкими воротниками. Это – тоже очень удобная одежда для командировок.

Как быстро собраться в командировку

Бывает, что командировка просто сваливается на голову и собираться приходится в последний момент. Чтобы ничего не забыть и не ударить в грязь лицом «в гостях», представляя свой рабочий коллектив, можно воспользоваться следующими советами:

1. Иметь в запасе небольшую дорожную сумку или легкий чемодан, для которого не потребуется много места в такси или багажном отделе.
2. Держать всегда собранной дорожную аптечку с минимальным набором необходимых лекарств «по сезону» (так, летом можно не брать с собой средства от простуды, а зимой вряд ли понадобится солнцезащитный крем).
3. Купить мини-объемы средств гигиены, таких как зубная паста, гель для умывания, пена для бритья, шампунь, мыло. Их стоит положить в мягкую косметичку из водонепроницаемого материала (на тот случай, если что-то разольется или придется брать ее с собой в душ). Там же лучше держать и очень полезные в дороге сухие и влажные салфетки, антисептический гель для рук и маленькое полотенце.
4. Обзавестись одеждой из ткани, которая не мнется или быстро разглаживается прямо на вешалке. Иногда после приезда времени не хватает ни на что, и такой лайфхак просто как спасательный круг.
5. При необходимости возить с собой ноутбук, к нему понадобится специальный дорожный чехол, защищающий от падений, пауэрбанк в дополнение к зарядному устройству, модем для мобильного интернета, очищающие салфетки для оргтехники.
6. Подготовить заранее список вещей, которые нужны будут в любой поездке, а после уже добирать варьируемые варианты одежды, обуви и аксессуаров.

Предметы гигиены стоят отдельного внимания. Если проживание будет в отеле от трех звезд и выше, то можно быть уверенными, что там будут хотя бы полотенца и мыло. В идеале гостиницы и отели должны предлагать такой набор средств гигиены:

• одноразовая зубная щетка,
• маленькая зубная паста,
• мыло,
• шампунь,
• гель для душа,
• шапочка для душа,
• одноразовая бритва,
• полотенца.

К сожалению, в реальности этого может не оказаться, поэтому если в сумке есть место, то стоит взять с собой маленькое полотенце и собственные бритвенные принадлежности, не говоря уже о зубной щетке и пасте.

Есть и другие моменты, на которые стоит обратить внимание. Так, лучше, если дорожная сумка и чехлы для техники и документов будут из непромокаемого материала – в поездке может случиться всякое.

В зависимости от того, насколько далеко ехать, то с собой придется брать еду. Для этих целей стоит приобрести термокружку-непроливайку или маленький термос и ланчбокс или просто плотно закрывающийся контейнер для еды из легкого материала. Сейчас уже есть в продаже специальные дорожные наборы, в которых из термоса можно пить, не переливая в чашку, а к ланчбоксу прилагаются и необходимые столовые приборы.

Лайвхак как собраться в командировку. Совету путешествеников.

Как подготовиться к командировке?

Очень часто неотъемлемой частью нашей работы являются рабочие командировки. Если по роду своей деятельности, вам не грозят командировки, значит, эта статья не будет вам интересна. Но если, ваша работа предполагает рабочие поездки, тогда прочтите обязательно.

Иногда мы считаем, что подготовиться к командировке – это абсолютно просто и легко. А что вы скажите, если командировка длительная, а к тому же еще и в другую страну? Тогда вы просто обязаны знать, как подготовиться к командировке в короткие сроки.

Предварительно подготовьте дорожную сумку для поездки. Теперь согласно списку, уложите все в дорожную сумку:

• Одежду и обувь;
• Аксессуары;
• Белье;
• Средства гигиены;
• Косметика

Деньги и документы (личные и рабочие) лучше поместить в портфель, который держите с собой в том случае, если вы летите самолетом и вынуждены сдать свой багаж.

Если в командировке намечена деловая встреча с партнерами или клиентами, и вы подготовили презенты своей компании, в таком случае не лишним было бы упаковать все презенты и сложить в отдельный портфель.
После того, как все будет собрано, можно отправляться в дорогу.

Если ваша компания сама определяет те виды транспорта, которыми сотрудники едут в командировку, тогда просто позаботьтесь о том, чтобы приобрести билеты.

Наиболее удобным вариантом является использование рабочего автомобиля, но если в вашей компании его не выделяют, тогда вам просто придется самостоятельно позаботится о том, чем добираться.
Если же вам приходится добираться до места командировки несколько дней или делать частые пересадки, тогда вы просто обязаны иметь под рукой средства гигиены (влажные салфетки, зубная паста, антиперспирант или другие косметические средства по уходу).

Гостиница или квартира

Если вы отправляетесь в командировку более, чем на день, в таком случае компания должна полностью оплатить вам проживание. Поиск гостиницы или же квартиры поручают непосредственно сотруднику, поэтому вашим заданием будет являться выбор место проживания. Дополнительно вы получите суточные на ежедневные расходы. Обращаем ваше внимание, что на питание средства не предоставляются, именно для этого вы получаете суточные.

Особое внимание стоит уделить оформлению командировки, т.н. командировочного удостоверения. Поэтому не забудьте взять командировочное удостоверение непосредственно в командировку, которое должно иметь все необходимые печати и подписи для отчетности в бухгалтерии компании.

Ну, вот и все. Совсем просто подготовиться к командировке, главное чтобы ничего не упустить. Легкой командировочной поездки вам!

Делопроизводство

Приказ о командировке (образец 2019)

Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что говорит закон?

Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.

В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.

Нормативная база

Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.

Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.

В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).

Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.

Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.

Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.

Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.

Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:

• кто в одиночку воспитывает детей;
• сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.

В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.

Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.

В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.

Как заполнить приказ на командировку в 2019 году?

Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.

Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.

При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.

Отметим, до 2019 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.

В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.

С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.

Обязательно или нет положение о командировках в организации? Читайте тут.

Форма документа

Документ носит распорядительный характер.

Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.

Бланки вы можете скачать здесь:

Что нужно отразить?

В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:

• дата и номер документа;
• наименование документа;
• полное наименование организации, код ОКПО;
• полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
• цель командировки;
• пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
• период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
• подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.

Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.

Цель поездки

Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.

Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.

В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.

Общие цели:

• для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
• заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
• ведение переговоров по спорным вопросам;
• освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
• участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.

Узкопрофильные:

• проверка деятельности структурного подразделения;
• передача знаний «молодым» кадрам;
• обслуживание оборудования в структурных подразделениях.

На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.

Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.

Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.

Как считать дни?

Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.

Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.

Документальное подтверждение нахождения в командировке:

• проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
• чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
• квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
• приказ о командировке.

Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.

При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.

Можно ли оформить задним числом?

Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.

Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.

Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.

Последствия при неоформлении приказа на командировку:

• при налоговой проверке — штраф;
• невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
• при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.

Кто составляет?

На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.

Кто имеет право подписи?

Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.

Нужна ли печать?

Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.

Она проставляется для подтверждения подлинности документа.

Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.

Образец заполнения (пример)

Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.

Приказ (форма Т-9)

Приказ (форма Т-9а)

Где регистрируется?

Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.

В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:

• номер приказа;
• дата;
• фамилия, имя сотрудника;
• должность;
• структурное подразделение;
• цель командировки;
• место назначения;
• срок: дата начала и окончания поездки.

Как оформляется командировка дистанционного работника в офис? Узнайте тут.

Как продлить командировку из-за болезни? Смотрите здесь.

Разрешено ли факсимиле?

Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.

В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.

Для этого оформляется соответствующий приказ.

Как правильно оформить «двойную» командировку?

Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.

Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.

Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.

Количество экземпляров и сроки хранения

При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.

При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.

Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники

1. 
   Борисов, А. Н. Защита от принудительной ликвидации юридического лица по искам государственных органов / А.Н. Борисов. — М.: «Юридический Дом «Юстицинформ», 2007. — 272 c.
2. 
   Хропанюк, В. Н. Теория государства и права / В.Н. Хропанюк. — М.: Интерстиль, 1999. — 384 c.
3. 
   Сычев, Павел Хищники. Теория и практика рейдерских захватов / Павел Сычев. — М.: Альпина Паблишер, 2011. — 184 c.