Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хран

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела

кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

“На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу“.

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

“За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц“.

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ “Средняя общеобразовательная школа N 264“

г. Москва 11.01.2010

О назначении ответственных
за ведение табеля учета
рабочего времени

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р.И.

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01.2010 /Г.В. Клюева/

[3]

Парамонова, 11.01.2010 /И.С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т.д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“ (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Руководитель Солнцева Солнцева

учета использования рабочего времени и расчета

Форма по ОКУД ¦ 0504421 ¦

МОУ “Средняя общеобразовательная школа по ОКПО ¦ ¦

Структурное подразделение __________________________

Количество рабочих дней в месяце ¦ 18 ¦ Номер счета ¦ ¦

Наименование показателя ¦Код Наименование показателя ¦ Код

Выходные и праздничные дни ¦ В Неявки с разрешения администрации¦ А

Работа в ночное время ¦ Н Выходные по учебе ¦ ВУ

Выполнение гособязанностей ¦ Г Отпуск по учебе ¦ ОУ

Очередные и дополнительные ¦ О Замещение в 1 — 3 классах ¦ ЗН

¦ Замещение в группах продленного ¦ ЗП

Нетрудоспособность ¦ Б дня ¦

Отпуск в связи с родами ¦ Р Замещение в 4 — 11 классах ¦ ЗС

Часы сверхурочной работы ¦ С Работа в праздничные дни ¦ РП

Прогулы ¦ П Фактически отработанные часы ¦ Ф

Командировки ¦ К Дни явок ¦ Я

Форма 0504421 с. 2

N ¦ Фамилия, имя ¦ Должность ¦ Числа месяца ¦

¦ ¦ ¦1 ¦ 2 ¦3 ¦ 4 ¦5 ¦6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦10¦11 ¦12 ¦13 ¦14 ¦15¦16 ¦17 ¦18 ¦19 ¦20 ¦21¦22 ¦23 ¦24 ¦25 ¦26¦27 ¦28 ¦29 ¦30 ¦31¦

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦4 ¦ 5 ¦6 ¦ 7 ¦8 ¦9 ¦10 ¦11 ¦12 ¦13¦14 ¦15 ¦16 ¦17 ¦18¦19 ¦20 ¦21 ¦22 ¦23 ¦24¦25 ¦26 ¦27 ¦28 ¦29¦30 ¦31 ¦32 ¦33 ¦34¦

¦Ивановна ¦язык и ¦ В¦ В ¦ В¦ В ¦ В¦ В¦ В ¦ В ¦ В ¦ В¦ Б ¦ Б ¦ Б ¦ Б ¦ Б¦ Б ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ — ¦ — ¦ -¦

¦Георгиевич ¦ ¦ В¦ В ¦ В¦ В ¦ В¦ В¦ В ¦ В ¦ В ¦ В¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ А ¦ А ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В¦

Форма 0504421 с. 3

Дни ¦ Категория ¦Табельный ¦Стоимость ¦ Сторно начислений ¦ Вид оплаты

неявок ¦налого- ¦персо-¦ ¦ (часа) ¦ вид ¦ сумма ¦ дни ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦щика ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦неявок¦ часы ¦сумма ¦ часы ¦сумма ¦часы ¦ сумма ¦ часы ¦сумма ¦ часы ¦сумма

35 ¦ 36 ¦ 37 ¦ 38 ¦ 39 ¦ 40 ¦ 41 ¦ 42 ¦ 43 ¦ 44 ¦ 45 ¦ 46 ¦ 47 ¦ 48 ¦ 49 ¦ 50 ¦ 51 ¦ 52

Примечание. В примере представлен учет рабочего времени для педагогических работников, которым согласно ст. 333 ТК РФ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

В строке 1 для работника Петровой Валентины Ивановны проставлены прочерки 29 — 31 января. Это означает, что последним рабочим днем для данного работника являлось 28 января.

В табеле бюджетного учреждения регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, — неявки, опоздания, отпуска, командировки и т.д. (см. Указания по применению форм первичных учетных документов, содержащиеся в Приложении 2 к Инструкции). В учреждениях, где для большинства работников существует единый режим рабочего времени (например, на государственной службе), это довольно просто осуществить. В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.

Если у работника в течение месяца не имелось отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника проставляются только выходные дни. Если же имелись отклонения, в верхней половине строчки записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения ставится прочерк.

В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам “Сумма“ (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. N 0504401).

Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год. Однако этот табель является документом, необходимым для исчисления и уплаты налогов, поэтому согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ должен храниться в течение четырех лет. В то же время табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок хранения его не может быть менее пяти лет, что указано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“ (ред. от 23.11.2009). Исходя из вышесказанного, рекомендуем придерживаться наибольшего из приведенных сроков и хранить табель не менее пяти лет.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Статьи по теме

Табель учета рабочего времени хранят в организации определенное количество лет. Сколько нужно хранить табель и от чего зависят сроки хранения, в статье.

По какой форме вести табель

Компания может вести табель по унифицированной или самостоятельно разработанной форме. Какую из них выбрать, она решает самостоятельно.

Формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и Т-13 утвердил Госкомстат в постановлении от 05.01.2004 № 1.

В форме № Т-12 удобно одновременно вести учет рабочего времени в разделе 1 и расчет с персоналом по оплате труда в разделе 2. Но раздел 2 можно не заполнять. Форму № Т-13 удобно использовать, если рабочее время в компании фиксируют в электронном виде, например установили турникет.

Ошибки в табеле приведут к спорам с трудовой инспекцией, ошибкам в расчетах, претензиям налоговиков. Эксперты журнала «Зарплата» подготовили методичку по ведению табеля учета. Там рассмотрены все ситуации, которые необходимы бухгалтеру для успешной работы. В методичке:

[2]

• презентация «Что надо знать про табель учета рабочего времени» с видео-уроком о составных частых зарплаты;
• сервис «Проверьте коды в табеле и узнайте, что платить работнику»;
• образец заполнения табеля при обучении с частичном отрывом от работы;
• коды в табеле по командировке и порядок оплаты;
• видео «Как оплачивать выходной день в пути в командировке»;
• коды при обучении с частичном отрывом от работы;
• дата закрытия табеля, если последний день месяца пришелся на выходной;
• исправление ошибок в табеле;
• коды в табеле, если работник болеет, но больничный пока не принес.

Чтобы посмотреть методичку, активируйте доступ подписчика журнала «Зарплата». Это бесплатно и займет 1 минуту.

Активировать

Сколько хранятся табеля учета рабочего времени

Сроки хранения табеля зависят от наличия в организации тяжелых и опасных условий труда.

Нет опасных и тяжелых условий труда

В этом случая табель учета рабочего времени хранят 5 лет. По истечению этого срока документы уничтожают.

Есть тяжелые и опасные условия

В этом случая табели хранят 75 лет. По документам, которые созданы до 2003 года, срок хранения 50 лет.

Это следует приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив.

Сколько должен хранится в организации Табель учета рабочего времени?

Сколько должен хранится в организации Табель учета рабочего времени? В разных источниках разная информация: где-то 75 лет, где-то 3 года, где-то 1 год. И кто должен отвечать за ведение Табеля, если Инспектор ОК (назначенный приказом)в отпуске?Может ли эту функцию выполнять директор и нужен ли в этом случае приказ о назначении его ответственным на время отсутствия Инспектора ОК?
Спасибо!

Унифицированная форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Табель учета рабочего времени хранится в организации один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000). Но, так как это первичный документ на оплату труда срок хранения его не может быть менее 4 лет . Если Вы учитываете работу работников имеющих право на льготную пенсию (вредные категории), срок хранения таких документов не может быть менее 75 лет.
С письменного согласия работника, Вы можете поручить выполнение в течение установленной продолжительности его рабочего дня ( смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу ( например ведение табеля учета рабочего времени работников) по другой или такой же профессии ( должности) за дополнительную плату.
Издание приказа о возложении дополнительных обязанностей в этом случае находится на Вашем рассмотрении и не является обязательным требованием.

Кто подписывает табель учета рабочего времени?

Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.

Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?

Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:

1. Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
2. Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.

В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.

Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.

Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:

1. «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
2. Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.

Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.

Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?

Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.

В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.

Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.

Может ли вести табель бухгалтер?

На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.

Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:

1. Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
2. Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.

Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени?

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени, закреплено на законодательном уровне, а в отдельных случаях корректируется по решению руководства организации. Какие именно сроки нужно соблюдать при организации хранения табеля, расскажем в нашей статье.

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Подобный перечень был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, еще до вступления в силу закона под названием «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Этим нормативным актом пользовались многие кадровые служащие. В нем было закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 281 значится, что он хранится 1 год. Но этот акт утратил силу.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558. В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Правила и образец заполнения табеля учета рабочего времени

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Образец заполнения формы Т-12

Образец заполнения формы Т-13

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код	Расшифровка

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Срок хранения табеля учета рабочего времени зависит в определяющей степени от условий работы в фирме. Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье.

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

• в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
• 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Несмотря на то что указанный нормативный акт издан отдельным ведомством, его юрисдикция распространяется на всех работодателей (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558). При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

• закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
• закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно (пп. 2.30, 2.32 приложения к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

• в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
• при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
• при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
2. Как и где необходимо организовать место хранения.
3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Сколько нужно хранить табель учета

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

• в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
• налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
• сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
• работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

• «шапка» документа;
• дата составления;
• информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
• ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
• число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
• лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию. Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

[1]

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Источники

1. 
   Фохт-Бабушкин, Ю.У. Искусство в жизни человека. Конкретно-социологические исследования искусства в России конца XIX — первых десятилетий XX века. История и методология / Ю.У. Фохт-Бабушкин. — М.: Алетейя, 2016. — 788 c.
2. 
   Общая теория государства и права. Учебник. В 3 томах. Том 3. — М.: Зерцало-М, 2002. — 528 c.
3. 
   Кузин, Ф.А. Делайте бизнес красиво; М.: Инфра-М, 2012. — 286 c.

Я	явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н	явка и исполнение обязанностей в ночное время
В	нерабочие дни
РВ	исполнение обязанностей в выходные дни
К	командировка
Б	неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ	отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ	основной оплачиваемый отпуск
НН	отсутствие на работе по невыясненным причинам