Состав кадровой документации

Самое полезное в статье: "Состав кадровой документации" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Состав кадровой документации 1.2.1. Нормативные документы, определяющие состав кадровой документации

Трудовой кодекс РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования .этих отношений.

1.2 Состав кадровой документации

ментирования этих норм) отражены также в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

Важнейшим является Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам. Специально вопросы работы с персональными данными регламентируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 153-ФЗ «О персональных данных», который вступил в силу с 01 января 2007 г.

Взаимоотношения с проверяющими органами — Федеральной инспекцией труда — устанавливает Федеральный закон от 08.08.2001 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Порядок ведения основного документа трудовой деятельности человека — трудовой книжки — определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225; Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 ЛВ> 69.

Один из старейших и основополагающих аспектов кадровой службы — это оформление и ведение документации. В связи с важностью содержащейся в кадровых документах информации с 1997 г. постановлением Госкомстата России был введен Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В Альбом несколько раз вносились изменения, в настоящее время следует пользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 01. Независимо от организационно-правовой формы организации, работодатель обязан вести документацию по установленному образцу.

В Альбом вошли следующие формы:

? Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

? Т-1а — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

? Т-2 — личная карточка работника;

? Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;

? Т-3 — штатное расписание;

? Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

? Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

? Т-5а — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

? Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

? Т-6а — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

? Т-7 — график отпусков;

? Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

8 Глава Кадровая документация

? Т-8а — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

? Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

? Т-9а — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

? Т-10 — командировочное удостоверение;

? Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

? Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника;

? Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников.

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20.

Составление и оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Важным элементом кадровой работы является не только создание, но и хранение документов.

Для составления штатного расписания, должностных инструкций, других документов, в которых определяются компетенция, квалификационные характеристики, обязанности работников, необходимо пользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, отраслевыми квалификационными справочниками.

Существует еще значительная группа документации, возникающей в процессе деятельности кадровой службы. Сюда относятся различные книги регистрации, журналы учета движения документации и прочие учетные документы. Наличие и содержание этих документов также регламентируется указанными ранее законами и постановлениями.

Важную роль в работе кадровой службы играют организационно-правовые документы организации (локальные нормативные акты).

Главный документ организации — устав. Это обязательный учредительный документ, который регламентирует деятельность организации, цели и задачи, права, отношения с другими предприятиями.

Состав кадровой документации

К этой группе документов относятся также положения об отделе кадров, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Внутренние документы определяют объем функций и порядок работы кадровой службы, порядок взаимодействия с другими подразделениями. Некоторые локальные нормативные акты являются обязательными, другие прямо не предписываются законодательством. В некоторых случаях обязательной является информация, например информация о порядке поощрения и наложения взысканий, которая может быть зафиксирована в различных формах.

УЧЕТНАЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Учетная кадровая документация
* Регистрация документов, формы журналов
* Личная карточка работника (Т-2)
Формирование и ведение личных дел
* Табель учета рабочего времени ф.Т-12

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;
• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;
• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;
• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Кадровые документы службы

* Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Читайте так же:  Договор коммерческого найма жилья законодательство рф, нюансы процедуры

Примерный состав документов кадровой службы

• Списки военнообязанных.
• Карточки учета военнообязанных.
• Отчеты о бронировании военнообязанных.
Документы для Пенсионного фонда • Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.
• Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии.
• Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).
• Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).

Кадровые документы организации. Формы кадровых документов

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

  1. Перевод сотрудников на другую работу.
  2. Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
  3. Организацию профессиональной деятельности работников.
  4. Поощрение сотрудников.
  5. Предоставление служащим отпусков.
  6. Аттестацию работников.
  7. Учет использования времени для работы.
  8. Оформление штатного расписания.
  9. Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
  10. Оформление командировок.
  11. Увольнение с работы и расторжение договора.
  12. Наложение дисциплинарных взысканий.

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании — упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

  1. Штатное расписание.
  2. График отпусков.
  3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
  5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
  6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

  1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
  2. Информационно-расчетные документы.
  3. Официальную внутреннюю переписку.
  4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем — это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

  • трудовую книжку;
  • справку о рабочей деятельности;
  • трудовой договор;
  • копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

  • личная карточка;
  • табель по учету рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личное дело.
Читайте так же:  График рабочего времени виды рабочих графиков

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

  • Приказов о переводе, увольнении, приеме на работу.
  • Трудовых договоров.
  • Приказов о предоставлении отпусков.
  • Командировочных удостоверений.
  • Приказов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
  • Служебных заданий.
  • Приказов о командировках.
  • Локальных актов.
  • Трудовых книжек и дополнительных вкладышей к ним.
  • Справок.
  • Больничных листов.
  • Несчастных случаев на предприятии.

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие — разрабатываются самой компанией.

[3]

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

  • Зависящие от специфики деятельности фирмы.
  • Рекомендованные.
  • Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания — из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Состав кадровой документации

Ну очень ответственное хранение
Готовимся в командировку

АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:

  1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
  2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.

Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов. Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. 8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство. И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.

Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников. Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов. Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те, которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.

Читайте так же:  Для каких категорий граждан предусмотрена компенсация родительской платы за детский сад

Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос: Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:

  1. Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
  2. Неперсонифицированность — это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.

В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа

Первоочередные обязательные локальные акты

1 Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 2 Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя Статьи 189, 190 ТК РФ 3 Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя Раздел Х ТК РФ 4 Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ 5 Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» 6 Локальные нормативные акты по оплате труда Статья 135 ТК РФ 7 Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) Статья 136 ТК РФ

Обязательные локальные акты организации,

действующие определенный период времени

8 Табели учета использования рабочего времени Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 9 График отпусков на календарный год Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Журналы учета и книги учета

10 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н 11 Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу Статья 68 ТК РФ 12 Журнал учета мероприятий по контролю Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141

13 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 14 Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

Приказы (распоряжения) работодателя

15 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

16 Приказы о переводе на другую работу Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5,

Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

17 Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе Статья 99 ТК РФ 18 Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) Статья 193 ТК РФ 19 Приказы о прекращении действия трудового договора Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8,

Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

20 Приказы о направлении работника в командировку Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

21 Приказы о предоставления отпуска Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

22 Приказы о поощрении работников Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно

23 Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) Статьи 67, 59 ТК РФ 24 Трудовые книжки, кроме внешних совместителей Статьи 65, 66 ТК РФ 25 Личные карточки работников Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

26 Документы работников, требуемые законодательством (копии):

— документы удостоверяющие личность;

— трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов :

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов

, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. »

Читайте так же:  В течение какого времени оплачивается нетрудоспособность — сроки оплаты больничного листа по закону

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Запросите согласие на перепечатку по e-mail

Состав кадровой документации

Обязательные кадровые документы, перечень

Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

Каким документом регламентируется

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

Видео (кликните для воспроизведения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно (ст. 32 Перечня)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год (ст. 356 Перечня)

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Принимаются по решению работодателя.

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Читайте так же:  Обязательная доля в наследстве при завещании

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

[2]

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Ведется на каждого работника.

75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

Договоры о полной материальной ответственности

ст. ст. 243, 244 ТК РФ

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

1 год (ст. 281 Перечня)

График сменности при сменной работе

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

Журнал учета мероприятий по контролю

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

[1]

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Видео (кликните для воспроизведения).

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

Источники


  1. Яблочков, Т. Гражданская ответственность дуэлянтов / Т. Яблочков. — М.: Типо-лiтография Т-ва Владимиръ Чичеринъ в Москве, 2018. — 686 c.

  2. Липинский, Д. А. Общая теория юридической ответственности / Д.А. Липинский, Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр Пресс, 2017. — 950 c.

  3. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. Учебник. — М.: Зерцало-М, 2002. — 528 c.
Состав кадровой документации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here