Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. на какую дату считать курс валюты

Самое полезное в статье: "Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. на какую дату считать курс валюты" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

kirov-sud.ru

Командируем работника за границу: как учесть расходы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 июля 2016 г. При учете зарубежных командировок бухгалтеры сталкиваются с различными нестандартными ситуациями.

И задают нам вопросы. А мы на них отвечаем, и с самыми интересными ответами знакомим вас, наши уважаемые читатели. Но сначала напомним основные моменты: в заграничную командировку, как и в командировку по России, работник должен направляться приказом руководителя; (далее — Положение); работнику должен быть выдан аванс, за который он обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (в первые 3 дня после выхода на работу, если сразу после командировки он был в отпуске или отсутствовал на работе по иным причинам), ; . Для этого работнику надо будет заполнить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы; расходы по заграничной командировке, которые организация

Валютные расходы в заграничных командировках

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 апреля 2016 г.Л.А.

Елина, экономист-бухгалтер Загранкомандировка начинается с письменного распоряжения работодателя; (далее — Положение). Как правило, руководитель подписывает приказ о направлении работника в командировку, к примеру составленный по унифицированной форме № Т-9.

Чтобы не было проблем с подтверждением расходов, нужно сохранять не только все чеки, подтверждающие оплату, но и справки банка об обмене иностранной валюты. Все эти документы по возвращении из командировки нужно будет приложить к авансовому отчету. В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отправлением работника в командировку ему, как правило, либо выдается аванс, либо передается корпоративная карта.

Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. На какую дату считать курс валюты?

Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.

Для применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и , закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

За границу с банковской картой: оплачиваем расходы по командировке

Ольга Монако и Елена Хмелькова, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Если за границей командированный работник расплачивается банковской картой (личной или корпоративной) и при этом его расходы осуществляются в иностранной валюте, то как отразить оплату этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете организации-работодателя, если она производится в рублях? Об этом рассказывают эксперты службыПравового консалтинга ГАРАНТ Елена Хмелькова и Ольга Монако.

Организация отправляет сотрудников в командировки за границу (не в страны СНГ). Аванс в рублях перечисляется на корпоративную карту или зарплатную карту сотрудника.

Сотрудник во время командировки расплачивается указанной картой. Банк списывает средства с карты в рублях в соответствии со своим внутренним курсом.

Все, что бухгалтеру надо знать про учет зарубежных командировок

Заграничная служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации. Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст.

168 ТК РФ). Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль?

[3]

На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте?

От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.

Командировка заграницу: заполняем авансовый отчет

Подборки из журналов бухгалтеру Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано: 21.01.2015 00:00 Источник: журнал «Главбух» Сотрудник, оправляясь в командировку, получает деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.

И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.

Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все

Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

По теме Читайте все материалы (118) по теме .

Есть обновление (+14), в том числе: 08 ноября 2019 г. 12:41 Автор: Е. Л. Ермошина Журнал «» № 11/2019 Какие расходы на загранкомандировки можно учесть в целях налогообложения?

На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? Как правильно определить размер суточных?

Загранкомандировка (заграничная командировка)

23.01.2019 При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п.

10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту.

Законодательство этого не запрещает. Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Зарубежная командировка: особенности учета расходов

29 августа 2011 г.

Есть тонкости в учете аванса, который может быть как «рублевым», так и «валютным».

Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. На какую дату считать курс валюты?

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

У казенного учреждения нет валютного счета. Суточные (аванс) на загранкомандировку руководителю выданы в рублях.
Как рассчитать суточные?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
До утверждения авансового отчета дебиторская задолженность по суточным, рассчитанным в долларах США и выданным авансом в рублях, учитывается по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса. Вариант учета командировочных расходов и расчетов с сотрудниками по загранкомандировкам целесообразно установить в рамках учетной политики. Курсовые разницы от переоценки обязательств относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Читайте так же:  Как правильно заполнять приказ об увольнении – унифицированные формы т-8 и т-8а. бланки и образцы дл

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке;
— Энциклопедия решений. Страховые взносы на выплаты в иностранной валюте при загранкомандировках.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волгина Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

23 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. На какую дату считать курс валюты?

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Локальным документом учреждения (положением о командировках) установлено, что при выдаче денежных средств под отчет на загранкомандировку в рублях расходы, в том числе суточные, пересчитываются на дату утверждения авансового отчета, если сотрудником не представлена справка о приобретении (обмене) валюты.
Нужно ли в связи с разъяснениями, данными Минфином России в письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, изменять установленный порядок расчетов? В каком порядке признавать расходы, связанные с загранкомандировкой, в бухгалтерском и налоговом учете? Возникают ли в этом случае курсовые разницы?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Заполняем авансовый отчет для загранкомандировки, выданный в иностранной валюте

В статье поговорим о том, как заполнить авансовый отчет, когда работнику был выдан аванс в наличной иностранной валюте.

В этом случае авансовый отчет надо составлять одновременно и в этой валюте, и в рублях. То есть вам надо отразить в отчете суммы в иностранной валюте, а затем перевести их в рубли (Пункты 4, 6, 7, 13 ПБУ 3/2006). А для этого понадобится определиться с курсом пересчета. И это сложнее, чем может показаться на первый взгляд.

Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс — вот в чем вопрос

Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, — это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) (Пункт 9 ПБУ 3/2006; п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ) или нет. А понять это не просто, ведь ни в «бухучетном», ни в налоговом законодательстве прямого ответа нет.

Подход 1. Выданная под отчет иностранная валюта — это валютный аванс, который не нужно пересчитывать

Работнику выдана валюта для оплаты предстоящих расходов самой организации. К тому же исторически такие суммы названы именно авансом — и отчет тоже авансовый. Значит, мы можем говорить о валютном авансе.

Исходя из этого, если все командировочные расходы укладываются в сумму, выданную работнику под отчет, то пересчитывать их в рубли надо по курсу ЦБ на дату выдачи этого аванса.

А вот суммы перерасхода — он возникнет, когда командировочные расходы больше полученного работником аванса, — надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете (Подпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Подход 2. Выданная под отчет иностранная валюта — это просто задолженность работника

Такой подход можно строить на разъяснениях Минфина. Он считает, что положения п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ (в части, устанавливающей, что полученные/выданные авансы не переоцениваются для целей налогообложения прибыли) регулируют только отношения, связанные с переоценкой сумм предварительной оплаты при реализации/приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав. Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается. С этой точки зрения «непереоцениваемого» валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

Значит, все командировочные расходы, которые организация берет на себя (то есть все расходы, оплачиваемые за ее счет и не покрываемые суточными), не будут оплачены нами авансом в момент передачи денег работнику. Если аванс и появится, то только в момент предварительной оплаты работником каких-то услуг гостиниц, агентств или иных исполнителей и продавцов. А может быть, работник оплатит товары, работы или услуги по факту — тогда аванса вообще не будет.

Получается, что валютные командировочные расходы (как покрываемые выданными под отчет суммами, так и превышающие их) надо пересчитывать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (Пункт 10 ст. 272 НК РФ).

Читайте так же:  Как происходит обмен квартирами между городами

Сумма суточных работнику определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Поэтому к авансовому отчету, помимо документов, подтверждающих расходы, нужно приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

При выезде из России дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются «заграничные» суточные. А при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются «российские» суточные. Причем неважно, в какое время суток была пересечена граница — хоть в 00.10, хоть в 23.50.

Если работник был в нескольких странах Евросоюза, передвижение внутри которых не требует дополнительных виз, то дополнительно могут потребоваться авиа- или железнодорожные билеты для подтверждения даты пересечения границ этих стран.

К суточным — подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса. Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику. Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход. Как все помнят, «заграничные» суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет). Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы «заграничных» суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму. Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета. Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации. Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает».

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов — единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика. И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими — шанс отстоять свою правоту тоже есть. Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

— когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

— когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

Аванс выдан в той же иностранной валюте, в которой оплачены расходы

Это наиболее простая ситуация с точки зрения составления авансового отчета. В форме N АО-1 надо лишь зафиксировать суммы в иностранной валюте из документов и пересчитать их в рубли. По какому курсу это надо делать — мы уже разбирались выше. Рассмотрим пример, когда организация определяет рублевую сумму командировочных расходов, оплаченных авансом, по курсу на дату выдачи аванса.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро

ООО «Мажор» отправляет заместителя директора Звездочкина С.И. в командировку для проведения переговоров с французской компанией. Срок командировки — с 02.09.2010 по 14.09.2010. Проездные билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.

Нормы суточных в ООО «Мажор», в том числе и для заграничных командировок, организация установила в рублях (чтобы не превысить не облагаемый НДФЛ норматив).

Видео (кликните для воспроизведения).

Норматив суточных для Франции — 2100 руб. в сутки.

Норматив суточных для России — 500 руб. в сутки.

Из кассы ООО «Мажор» заместителю директора Звездочкину С.И. 01.09.2010 на командировочные расходы выдано 2000 евро (для оплаты наличных расходов) и 25 700 руб. (суточные). Курс ЦБ на 01.09.2010 — 39,01 руб/евро.

14.09.2010 Звездочкин оплатил услуги гостиницы в размере 2340 евро.

Он составил авансовый отчет 15.09.2010. В этот же день директор утвердил его.

Курс ЦБ на 15.09.2010 — 39,53 руб/евро.

И в тот же день работнику было выдано из кассы 340 евро (в качестве погашения перерасхода).

Сумма расходов в рублях (суточные) — 25 700 руб.:

— за дни, проведенные во Франции, — 25 200 руб. (2100 руб. x 12 сут.);

— за дни командировки, проведенные в России, — 500 руб. (1 день — день приезда в Россию из Франции — 14.09.2010).

Читайте так же:  Правила создания внутренней комиссии по электробезопасности на предприятии по новым правилам — соста

Общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте — 2340 евро. Эта сумма больше аванса, выданного работнику.

Часть суммы командировочных расходов в пределах выданного аванса (2000 евро) надо пересчитать в рубли по курсу на дату выдачи аванса (на 01.09.2010 — 39,01 руб/евро). А оставшуюся часть (340 евро) надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (39,53 руб/евро).

В итоге сумма валютных командировочных расходов в рублях составит 91 460,20 руб.

(2000 евро x 39,01 руб/евро + 340 евро x 39,53 руб/евро).

В бухучете будут сделаны следующие записи.

На дату выдачи аванса (01.09.2010)

Выдана из кассы под отчет
валюта на командировочные
расходы
(2000 евро x
39,01 руб/евро)

71 «Расчеты с
подотчетными лицами»

50, субсчет 2
«Касса в евро»

Выданы из кассы под отчет
рубли в качестве суточных

71 «Расчеты с
подотчетными лицами»

50, субсчет 1
«Касса в
рублях»

На дату утверждения авансового отчета (15.09.2010)

Отражены командировочные
расходы
(78 020 руб. + 340 евро x
39,53 руб/евро)

26 «Общехозяйственные
расходы»

71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»

26 «Общехозяйственные
расходы»

71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»

НДФЛ с суточных удерживать не надо, поскольку они не превышают
необлагаемые нормы (2100 руб/сут.

Авансовый отчет по зарубежной командировке

Отправляя сотрудника в заграничную командировку, вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

По какой форме составлять авансовый отчет

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязанность применять унифицированную «первичку» сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.

Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из «упрощенцев» есть необходимое для этого программное обеспечение — можно использовать.

Какую информацию заносит в документ подотчетное лицо

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 — 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 — суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.

[2]

Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру

Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 — 6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).

Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.

Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях

Наименование строки авансового отчета

Как заполнять и пересчитать валюту в рубли

Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и «упрощенцам». Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета

Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу Банка России, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета

Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета

Пример. Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях

ООО «Рига», применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки — с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.

Выданную сумму — 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 «Получен аванс» и по строке «Итого получено». Строку «Израсходовано» бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро — 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО «Рига» в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО «Рига» записал по строке «Остаток».

ПО КАКОМУ КУРСУ ВАЛЮТЫ ПЕРЕСЧИТЫВАТЬ РАСХОДЫ ПО ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ

Если работник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, подтверждающий курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этом документе (Письма Минфина от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128).

Читайте так же:  Алгоритм выкупа земельного участка в собственность под объектом недвижимости

Если такого документа нет, то расходы работника, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу Банка России:

— в части, приходящейся на выданный аванс для загранкомандировки, — на дату выдачи аванса (Письмо Минфина от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059);

— в части, не покрытой авансом (т.е. в сумме перерасхода), — на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (Письмо Минфина от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324).

Пример. Пересчет валютных расходов командированного работника в рубли

Работник Р.А. Меркулов находился в командировке в г. Дюссельдорфе с 9 по 12 февраля 2016 г., по возвращении из которой представил авансовый отчет о следующих потраченных суммах:

— 350 евро — на проживание в гостинице;

— 73 евро — на пользование общественным транспортом в Дюссельдорфе;

— 150 евро — суточные за 3 дня нахождения за границей;

— 700 руб. — суточные за 1 день нахождения в России (день въезда).

К авансовому отчету Р.А. Меркулов приложил справку о покупке 550 евро по курсу 86,41 руб. за евро.

Аванс на командировку Р.А. Меркулов получил 5 февраля 2016 г. в сумме 50 000 руб. Авансовый отчет по загранкомандировке утвержден в полной сумме 17 февраля 2016 г. Курс евро Банка России составлял:

— на дату выдачи аванса — 84,8104 руб. за евро;

— на дату утверждения авансового отчета — 85,0894 руб. за евро.

В командировке Р.А. Меркулов израсходовал 700 руб. и 593 евро, из которых покупка 43 евро (593 евро — 550 евро) не подтверждена документами.

550 евро пересчитываются по курсу, указанному в справке, в рублях эта сумма составит 47 525,50 руб. (550 евро x 86,41 руб/евро).

Остаток выданного аванса в сумме 2474,50 руб. (50 000 руб. — 47 525,50 руб.) покрывает только 29,17 евро (2474,50 руб. / 84,8104 руб/евро) валютных расходов Р.А. Меркулова. Оставшиеся 13,82 евро (593 евро — 550 евро — 29,17 евро) сформируют сумму перерасхода по загранкомандировке, и их надо пересчитать в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

В результате сумма, которую надо вернуть Р.А. Меркулову по итогам загранкомандировки, составит 1875,94 руб. (13,82 евро x 85,0894 руб/евро + 700 руб.).

Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в рублях

«Главная книга», 2010, N 21

В предыдущей статье мы рассмотрели общие правила составления авансового отчета работником, вернувшимся из заграничной командировки. А теперь посмотрим, на что надо обратить внимание бухгалтеру, если деньги под отчет на такую командировку выданы работнику в рублях.

Решаем, надо ли указывать валютные показатели в авансовом отчете

Итак, деньги вы выдали работнику в рублях, а расходы в загранкомандировке были у него в иностранной валюте. Как же составить авансовый отчет: только в рублях или в рублях и в валюте одновременно?

В Указаниях по заполнению авансового отчета прямо закреплено, что при рублевом авансе заполнять авансовый отчет надо только в рублях . Но это неудобно, если работник прикладывает к авансовому отчету чеки и квитанции в иностранной валюте. Получается, что если строго придерживаться Указаний по заполнению авансового отчета, то надо будет делать расчет рублевых сумм в произвольной форме и оформлять его как приложение к авансовому отчету.

Однако унифицированную форму авансового отчета можно дополнять собственными показателями (о чем мы говорили в предыдущей статье). Поэтому ничего страшного не произойдет, если в авансовом отчете вашего работника дополнительно будут отражены суммы в иностранной валюте.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

С курсом пересчета валютных расходов при рублевом авансе до сих пор нет определенности

Когда организация выдает работнику для заграничной командировки деньги под отчет в рублях, то ему неизбежно придется самому покупать валюту. А перед бухгалтером обязательно встанет вопрос: по какому курсу отражать в налоговом и бухгалтерском учете суммы, уплаченные за приобретенную работником валюту? И другой, не менее важный вопрос: по какому курсу пересчитывать валютные расходы работника в рубли?

Сразу скажем, что четких ответов в нашем бухгалтерско-налоговом законодательстве нет. Поэтому каждому главбуху придется принять самостоятельное решение, как поступить. Учтите, что общие правила пересчета валютных расходов или авансов здесь не действуют — из-за того, что валюту вы не выдавали.

Ситуация 1. У работника есть справка об обмене полученных рублей на иностранную валюту

Когда работник сохранил и приложил к авансовому отчету справку о покупке валюты, самый простой и доступный способ — это пересчитать валютные траты в рубли по тому курсу, по которому банк обменял работнику рубли на валюту. Только при таком подходе работник сможет отчитаться за все реально потраченные деньги. Если же взять другой курс, то возникнет разница между рублевой суммой расходов и выданным авансом. И может оказаться так, что эту разницу либо вы будете должны работнику, либо он будет должен вам.

В этой справке важны не только суммы в рублях и в валюте, курс обмена, но также и сумма комиссии банка (если она, конечно, есть, что сейчас встречается далеко не во всех банках). Кроме того, чтобы у проверяющих не возникло сомнений, лучше, чтобы в этой справке были указаны фамилия, имя, отчество и паспортные данные работника.

[1]

Если работник сам покупал валюту для командировки, то, чтобы организация могла возместить ему все расходы, он должен представить справку из банка о покупке валюты. В справке должны быть указаны его паспортные данные.

Ситуация 2. У работника нет справки об обмене полученных рублей на иностранную валюту

Читайте так же:  Простои в пробке, как оплатить рабочее время водителя

Если справки об обмене валюты у работника не будет, ориентироваться можно только на курс Центрального банка. Но одного этого вывода недостаточно. Нужно еще определиться с тем, на какую дату надо брать этот курс. Посмотрим на примере. Работник получил под отчет 100 000 руб. Потратил в валюте 4000 долл. США. Курс ЦБ, предположим, был такой:

  1. на дату выдачи аванса — 30 руб/долл.;
  2. на дату утверждения авансового отчета — 20 руб/долл.;
  3. на дату расхода (по чекам) — 35 руб/долл.

Сами видите, при разных курсах будут совершенно отличные друг от друга ситуации: в первом и третьем случае мы будем должны доплатить работнику либо 20 000 руб. (4000 долл. США x 30 руб/долл. США — 100 000 руб.), либо 40 000 руб. (4000 долл. США x 35 руб/долл. США — 100 000 руб.). А во втором случае все совершенно наоборот: работник останется нам должен 20 000 руб. (100 000 руб. — 4000 долл. США x 20 руб/долл. США). Так какой же из курсов взять для пересчета расходов в рубли?

Поскольку аванс был выдан в рублях, а не в валюте, брать курс ЦБ на дату выдачи аванса нет никаких оснований. По нормам Налогового кодекса, установленным для пересчета валютных ценностей, здесь надо ориентироваться на дату признания расходов — на дату утверждения авансового отчета . Однако поскольку аванс все-таки не был выдан в валюте, логичнее было бы пересчитывать валютные расходы по курсу ЦБ, действовавшему на дату каждого расхода. Это, конечно, трудоемко, однако экономически более обоснованно. Такого же мнения придерживаются и в Минфине.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Если для загранкомандировки подотчетная сумма выдана работнику в рублях, то в рублях она и должна быть отражена в бухгалтерских документах организации. Конечно, работник вынужден обменять рубли на валюту, поскольку поездка спланирована за границу. Но к учетным документам компании этот обмен не имеет никакого отношения.

Далее, по возвращении из командировки, работник представляет авансовый отчет с приложенными к нему чеками, подтверждающими расходы. В чеках суммы указаны в евро или другой иностранной валюте (если расходы были за границей). Поэтому возникает необходимость пересчитать все суммы в рубли. Делать это нужно по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции (по чеку). Но отражать эти суммы в учете (бухгалтерском и налоговом) организация должна на дату утверждения авансового отчета».

Пункт 10, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Если аванс выдан в рублях, неизрасходованную сумму работник тоже должен вернуть в рублях

Учтите: если работник потратит иностранной валюты меньше, чем он купил на выданные ему рубли (у него останется на конец командировки сумма в валюте), вы не можете принять у него эту валюту — вам нужны только рубли. Ведь покупать и продавать иностранную валюту организация может только через уполномоченные банки .

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана в рублях

Условие

Менеджер торговой фирмы ООО «Светоч» (находится в г. Пермь) Петров В.В. направлен в командировку в Финляндию в фирму «Lival» для заключения контракта на поставку товаров в Россию. Маршрут командировки: Пермь — Москва — Хельсинки — Москва — Пермь. Срок командировки — с 20.09.2010 по 29.09.2010.

Коллективным договором ООО «Светоч» установлен размер суточных: на территории РФ — 300 руб., на территории Финляндии — 2000 руб.

Из кассы организации 17.09.2010 Петрову выдано под отчет 50 000 руб.

В загранпаспорте отмечены даты пересечения российско-финской границы:

  • въезд в Финляндию — 22.09.2010;
  • выезд из Финляндии — 27.09.2010.

Петров В.В. купил 500 евро за рубли по курсу 40 руб/евро, а остаток валюты в сумме 80 евро поменял обратно на рубли по курсу 39 руб/евро.

По командировочным расходам Петрова В.В. бухгалтер сделал таблицу, которую приложил к авансовому отчету.

Авансовый отчет представлен Петровым и утвержден директором 04.10.2010.

В этот же день Петров внес в кассу неизрасходованный остаток аванса в сумме 4633 руб. (50 000 руб. — 45 367 руб.).

Решение

В бухгалтерском учете ООО «Светоч» сделает следующие записи, связанные с загранкомандировкой.

Авансовый отчет работника заполнен так.

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Как видим, чтобы правильно определить сумму бухгалтерских и налоговых расходов, надо внимательно проверить, выделены ли суммы НДС в билетах и бланках строгой отчетности (они могут быть, если работник останавливался в российских гостиницах проездом). Выделенные суммы НДС надо принять к вычету. А в расходы включить суммы затрат без НДС.

Часто в бухгалтерских программах без дополнительных настроек нельзя по авансовому отчету сделать проводку Дебет 19 Кредит 71. Поэтому бухгалтеры в авансовом отчете все суммы расходов (включая НДС) отражают по дебету счета 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». А затем уже вручную разносят в программе суммы расходов без НДС со счета 76 на счета учета затрат (20, 26, 44 и т.д.), а входной НДС по командировочным расходам — на счет 19.

А в следующем номере журнала «Главная книга» мы рассмотрим, как заполнить авансовый отчет, если деньги под отчет были выданы в валюте.

Видео (кликните для воспроизведения).

Пункт 1 ст. 11 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Пункт 3 ст. 217 НК РФ.
Часть 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах. «.

Источники


  1. Курскова Г. Ю. Политический режим Российской Федерации. Теоретико-правовой аспект; Юнити-Дана, Закон и право — Москва, 2008. — 296 c.

  2. Щепина, Анастасия Петровна Римское право. Шпаргалка / Щепина Анастасия Петровна. — М.: РГ-Пресс, Оригинал-макет, 2016. — 757 c.

  3. Домашняя юридическая энциклопедия. Женщинам. — М.: Олимп, 2015. — 576 c.
Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. на какую дату считать курс валюты
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here