Порядок и правила оформления командировки и пошаговая инструкция, которая поможет отправить работник

Новые правила командировок – пошаговое оформление и образцы документов

8 августа изменились правила оформления командировок. В частности, теперь подтвердить срок командировки можно не только проездными документами, но и документами о найме жилого помещения в месте командирования или квитанцией на оплату гостиницы. Когда нет и их, можно представить служебную записку или иной подтвержденный принимающей стороной документ, где указан срок командировки.

Процедура оформления командировки с учетом новых положений по шагам расписана в «Путеводителе по кадровым вопросам. Служебные командировки» системы КонсультантПлюс.

Для поиска материала задайте в КонсультантПлюс «путеводитель командировка».

Оформление командировки — документы, пошаговая инструкция

Руководители, расширяющие сферу деятельности своей компании, организовывают различные деловые мероприятия за пределами территориальной доступности главного офиса. С этой целью оформляются командировки подчиненным, которые исполняют свои должностные обязанности в другом городе или стране. При этом ошибки в оформлении деловой поездки чреваты не только рутинной работой по их исправлению, но и привлечением управленца к административной ответственности. В статье представлена пошаговая инструкция оформления командировки в 2018 году.

Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок

Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:

• Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
• Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
• При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.

Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:

• Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
• Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.

Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.

Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.

Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку

Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.

Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.

Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:

• женщины, ожидающие появление ребенка;
• сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
• работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
• субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.

Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:

Документальное оформление командировки внутри государства

Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:

• паспортные сведения о работнике;
• порядковый номер субъекта в табеле;
• занимаемая сотрудником должность;
• отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
• основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
• место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.

Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.

Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.

Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.

Пошаговая инструкция оформления служебной командировки в России

Пошаговая инструкция по оформлению командировки выглядит следующим образом:

Порядок оформления командировки также подразумевает составление необходимых документов после возвращения сотрудника из деловой поездки. Помимо авансового отчета и журнала учета необходимо составить служебную записку. Данная бумага должна составляться, если подчиненным в ходе деловой поездки был использован собственный транспорт или транспорт по доверенности. Документ может составляться в вольной форме, однако необходимо учесть все требуемые реквизиты. Образец подобной записки должен иметься у кадровой службы.

Так, если использовался личный транспорт, то нужно указать его марку и номер регистрации. Также к приложениям требуется добавить все чеки, подтверждающие расходы на топливо.

Если в ходе поездки был использован транспорт по доверенности, в записку требуется внести информацию о доверительном документе (номер и дата).

Помимо этого, многими предприятиями до сих пор используется командировочное удостоверение и служебное задание. Их заполнение должно базироваться на унифицированных формах, которые также должны находиться в кадровой службе. Там сотрудник может получить образцы бумаг для последующего заполнения.

Порядок действий, если сотрудником не было исполнено командировочное задание

Нередко возникают ситуации, в которых сотрудник не достигает поставленной перед ним цели, и возвращается из командировки с тем же результатом, что и до поездки. Поэтому многие работодатели задаются вопросом, нужно ли принимать подобные затраты на деловые поездки к учету, если результата не было. Бухгалтера, зачастую, принимают лояльную сторону, утверждая, что подобные расходы принимаются к учету, если есть их документальное подтверждение. Однако сотрудники налоговой службы противоположного мнения, считая, что нерезультативная командировка не должна быть учтена.

Одной из наиболее распространенных формулировок цели поездки является: «Подписание соглашения с заказчиком». Предугадать заранее исход поездки невозможно, хотя сотрудник затрачивает определенные суммы на данное действие. Работники налоговой сферы выступают против признания издержек по безрезультатным командировкам ввиду отсутствия оснований для понижения налога на прибыль.

Оформление заграничных командировок

При деловых поездках за рубеж руководителю в первую очередь необходимо выяснить, берет ли на себя принимающая сторона какую-либо часть расходов. Зачастую иностранные оппоненты могут возмещать затраты на жилье.

Помимо этого следует выяснить, имеется ли у подчиненного заграничный паспорт и соответствующая виза.

Оформление заграничной командировки после публикации распоряжения о направлении сотрудника в поездку проходит по таким этапам:

1. Получение визы и заграничного паспорта при необходимости. При этом подобные расходы, как показывает практика, компенсирует работодатель, классифицируя их как дополнительные траты.
2. Регистрация на имя субъекта жилья (номера в гостинице или съемная жилплощадь).
3. Формирование пакета документов, необходимого для достижения цели командировки.
4. Расчет объема аванса и суточных, а также заработка подчиненного за все дни пребывания в поездке.
5. Оплата налогов в необходимые инстанции (НДФЛ и внебюджетные образования).

[2]

Нововведения 2017 года ликвидировали ограниченность пребывания субъектов в командировках. Так, длительность заграничной поездки следует указать в соответствующем приказе.

Если сотрудник за год суммарно находился в заграничных командировках более 183 дней, то НДФЛ составит 30%, а не 13%.

Нюансы оформления командировок

Из нюансов оформления командировок можно выделить:

1. Оформление деловой поездки для группы сотрудников единовременно. То есть, несколько человек должны отправиться в командировку по одному приказу. Для этого требуется использовать регламентированную форму Т9а (приказ), в которой будут перечислены все командируемые подчиненные.
2. Оформление командировки, если та длилась несколько часов. Командировочной поездкой признается поездка в иную местность, отличную от той территории, где обычно трудится гражданин. Так, если поездка длится всего несколько часов, но осуществляется в другом городе, ее необходимо оформить в соответствии со стандартными правилами оформления подобных мероприятий. Однако в данном случае сотруднику не будут положены суточные выплаты и возмещение расходов на проживание.

Таким образом, вопрос о том, как оформить командировку в 2018 году не всегда решается легко. Руководителю фирмы требуется быть хорошо информированным относительно законодательства в данной сфере, а также ознакомиться с пошаговой инструкцией подобного действия, приведенной в статье.

Как отправить работника в командировку: пошаговая инструкция + кого можно и кого нельзя

В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.

Пошаговая инструкция

Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.

Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:

Нюансы командировок и кого нельзя отправлять

Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.

Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.

Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации. Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям. Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.

[3]

Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.

Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.

Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.

Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку. Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать. Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.

Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.

Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.

Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:

• женщин, вынашивающих ребенка;
• несовершеннолетних сотрудников;
• сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.

Заключение

Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.

Документальное оформление командировок

В прошлом материале — Командировочные расходы: гарантии, компенсации, налогообложение мы рассмотрели какие расходы обязан работодатель возместить работнику, направленному в служебную командировку. Нормирование таких расходов, а также их налогообложение. Сейчас поговорим о документальном оформлении командировки.
Правильное оформление документов, является гарантией того, что впоследствии не придется столкнутся с претензиями со стороны налогового инспектора о правомерности принятия расходов, связанных с командировкой, к налоговому учету.

Приказ о направлении в служебную командировку

Основанием для приказа является служебное задание. Ранее, такое распоряжение составляли по унифицированной форме №Т-9 или Т-9а. С 2013 года можно использовать самостоятельно разработанные формы документов, а можно по прежнему использовать унифицированные формы, дополняя их по усмотрению графами для необходимых сведений.
В распоряжении указываются данные направляемого в командировку работника, его должность, место назначения, а также сведения, связанные со служебным заданием.
Указывается длительность командировки, дата отправления транспортного средства – начало командировки, дата прибытия – последний день командировки.

Обратите внимание!
Командировка может оплачиваться не только отправляющей, но и принимающей стороной, с последующим распределением расходов между организациями.
Если в командировку направляется работник, который в другой организации работает по совместительству, работодатели организаций, в которых трудится такой работник, заключают между собой соглашение о направлении работника в служебную командировку.
Каждый из работодателей издает соответствующий приказ о направлении в командировку, указывая в соответствующем разделе источники, из которых будут возмещаться расходы, со ссылкой на соглашение сторон (работодателей).
Подписанный руководителем приказ предъявляется работнику для ознакомления. Работник должен подтвердить факт ознакомления с документом своей подписью.
На основании приказа составляется следующий документ.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку скачать бланк

Командировочное удостоверение

Первый документ, который оформляется после решения руководителя о направлении работника в служебную командировку – командировочное удостоверение. В этом документе указывается дата отправления работника в командировку, а также дата прибытия на рабочее место.
На его основании организация включает в состав расходов суточные, выдаваемые работнику, в сумме исходя из количества дней пребывания в командировке. Также удостоверение является подтверждением факта пребывания работника в месте назначения, поскольку в нем ставятся соответствующие отметки, и наделяет командированного сотрудника соответствующими полномочиями. Помимо вышесказанного, это удостоверение применяют для учета и оплаты труда.

Документ заполняется отделом или работником, занимающийся кадрами, визируется руководителем и передается работнику. На обратной стороне удостоверения ставятся отметки о прибытии в организацию, куда направлен работник, а также отметка об убытии.

По возвращению на место работы заполненное удостоверение передается в бухгалтерию. Также работник передает авансовый отчет и прикладывает к нему «расходные» документы.

Служебное задание

На основании решения руководителя оставляется план командировок, откуда и берутся сведения для оформления служебного задания.
Для служебного задания всегда применялась унифицированная форма №Т-10а. В данном документе указывается конкретные цели и задачи, возлагаемые на командированного работника, а также впоследствии, на основании письменного отчета, отражаются результаты командировки.
Вернувшийся из командировки работник составляет письменный отчет, на основании которого заполняется графа 12 формы Т-10а. Также составляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.

Авансовый отчет

Этот документ служит отчетом об израсходованных суммах, в данном случае, работником, находившимся в командировке.
Перед началом командировки, работнику выдаются денежные средства на предстоящие расходы под отчет. Основанием для выдачи таких средств служит приказ руководителя, с указанием лиц, которым можно выдавать денежные средства под отчет, указываются сроки, в течение которых, работники должны отчитаться по израсходованным суммам.
Теперь, для выдачи подотчетных средств, требуется получить заявление от работника. Командированному работнику средства могут быть выданы на основании командировочного удостоверения, либо на основании распоряжения руководителя.
Авансовый отчет составляют по унифицированной форме №АО-1. Эта форма состоит из двух сторон и заполняется в одном экземпляре.
При заполнении отчета, к каждой потраченной сумме, прикладываются подтверждающие документы, реквизиты которых вносятся в соответствующие графы на обратной стороне документа.
Остатки неизрасходованной суммы сдаются в бухгалтерию, с оформлением записи в авансовом отчете. Если работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, в документе указывается сумма перерасхода, которую возмещают работнику из кассы организации.

В таком порядке всем организациям следует оформлять документы, если работники направляются в командировку. Между тем, в деловой практике бывают разные ситуации. Как быть, если что-то пошло не по правилам?
Давайте рассмотрим, какие бывают случаи.

Если на командировочном удостоверении не проставлены отметки

Такое возникает часто. Например, сотрудник был командирован не в организацию, а ездил на переговоры с физическим лицом.
Ведь если налоговый инспектор при проверке обнаружит такой документ, то, вероятнее всего, что командировочные расходы исключат из налогооблагаемой базы и придется доплачивать налог на прибыль и пени и, возможно, штрафы.
Для того, чтобы принять расходы к учету по такому документу и не столкнуться с претензиями проверяющих, подготовьте следующие документы:

• Служебное распоряжение о направлении в командировку, с указанием соответствующих данных;
• Должным образом оформленное задание, с указанием цели командировки;
• Документы на проезд туда и обратно, с датой, совпадающей с той, которая указана в остальных документах;
• Отчет работника о результатах командировки;
• Документы из гостиницы, в которой проживал командированный работник, подтверждающие дату и сроки командировки.

Если работник направлен в заграничную командировку

С 2012 года функции налогового агента, в случае направления работника в заграничную командировку, сняты с работодателя. Работник, в случае продолжительной командировки за рубежом, свои доходы декларирует самостоятельно.
Расходы подтверждаются в обычном порядке. Если подтверждающие документы составлены на иностранном языке, должен быть оформлен простой построчный перевод. Суммы расходов, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли, соответствующим образом и учитываются возникающие курсовые разницы. Для подтверждения расходов на электронный билет, должен быть предоставлен соответствующий документ.

Если работник направлен в однодневную командировку

В таком случае суточные не выдаются работнику. Если организация выплачивает все таки суточные, то при проверке эту сумму засчитывают в доход работнику и соответственно, облагают налогом на доходы физических лиц. Поскольку суточные предназначены для покрытия личных расходов командированного сотрудника, законодательством установлено, что эти выплаты производятся только в тех случаях, когда длительность командировки составляет более 24 часов.
Остальные расходы: проезд работника «туда и обратно», проживание оплачиваются в обычном порядке. Также, за работником сохраняется средний заработок.
Если же работодатель выплатил суточные за однодневную командировку, то при проверке, во избежание доначисления налогов, можно привести следующий довод: поскольку работник направлен в командировку в интересах и по распоряжению руководителя, у работника, в данном случае, отсутствует экономическая выгода.

Если работнику возмещать питание вместо суточных

Хоть это и практикуется в некоторых организациях, действующее законодательство не предусматривает такую возможность. Поэтому, практика показывает, что и в этом случае, контролеры доначисляют НДФЛ, вменяя такое возмещение в доход работника. А поскольку возмещение питания законодательством также не предусмотрено, то и в налоговом учете эти суммы в расходы включать нельзя. Поэтому еще будет доначислен налог на прибыль.

Не нашли ответ на свой вопрос в данном материале? Командировка – разбираем неоднозначные ситуации. В данном материале собраны все, полученные нами, вопросы по данной теме. Если и там не найдете ответ — пишите нам. Мы вместе разберемся с вашей ситуацией. Самые интересные случаи будут вынесены в отдельную тему.

Порядок направления работника в командировку

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в конкретное место. Поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 ТК РФ).

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

Существуют ограничения для направления отдельных категорий работников в командировки:

• согласно ст. 259 ТК РФ, запрещено отправлять в любую служебную командировку беременную женщину;
• несовершеннолетних работников также нельзя отправлять в рабочие поездки (однако могут быть исключения, которые определяются ст. 268 ТК РФ);
• согласно ч. 3 ст. 203 ТК РФ, сотрудник, с которым заключен ученический договор, может направляться в командировки, связанные только с ученичеством.

Направление работника в командировку возможно, только если он официально трудоустроен. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

Какие документы нужны для оформления командировки в 2019 году

При направлении сотрудника в командировку оформляются:

• приказ (форма №Т-9 или №Т-9а);
• служебное задание (форма №Т-10а);
• командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В служебном задании подробно описывается цель поездки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не требуется для оформления командировки в 2019 году, если работник направляется в поездку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Порядок оформления командировки подразумевает возмещение работнику расходов на проезд, аренду жилья. Должность (место работы) и зарплата, согласно ст. 167 ТК РФ, сохраняются за сотрудником, который направлен в рабочую поездку.

Предлагаем вам скачать документы, необходимые для оформления командировки, в нашем онлайн-сервисе. Все шаблоны подготовлены опытными юристами и полностью соответствуют нормам действующего законодательства РФ.

Документы для оформления командировки в 2019 году: бланки, образцы, порядок заполнения

Статьи по теме

При направлении работника в командировку в 2019 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Список документов

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

В 2019 году применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.

При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.

В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта). Подробнее читайте в статье: Кто заполняет командировочное удостоверение в 2019 году: бланк, образец, правила

Оформление командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем по шагам:

1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ
2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени
3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками
4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку

Перед отъездом сотрудника оформите приказ

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а, образец). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Бланк приказа на командировку

Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет с чеками

После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Бланк авансового отчета по командировкам

Служебная записка на командировку

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

Приказ на командировку — образец в 2019 году

Как оформить командировку в 2019 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

[1]

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

• название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
• номер и дата оформляемого документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
• место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

• источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
• подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2019 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2019 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа на командировку

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Приказ о командировке

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2019 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

Командировка директора

Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2019.

Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Источники

1. 
   Адвокат в уголовном процессе; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2010. — 376 c.
2. 
   Хаймович, М. И. Правоведение. Основы правовых знаний / М.И. Хаймович. — М.: РИОР, Инфра-М, 2013. — 304 c.
3. 
   Муранов, А. И. Российское регулирование отношений с иностранными элементами. Некоторые аспекты правового статуса и деятельности иностранных адвокатов / А.И. Муранов. — М.: Городец, 2014. — 144 c.
4. Соколова Э. Д. Правовое регулирование финансовой деятельности государства и муниципальных образований; Юриспруденция — Москва, 2009. — 264 c.