Оформляем дубликат трудовой книжки

Самое полезное в статье: "Оформляем дубликат трудовой книжки" с полноценной оценкой информации и выводами. На все вопросы может ответить дежурный юрист.

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

Завершаем серию статей, посвященных оформлению неунифицированных кадровых документов в сложных ситуациях (см. статьи «Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника» и «Какие кадровые документы составляются при аннулировании трудового договора»). Сегодня мы публикуем статью, которая поможет бухгалтеру составить кадровые документы при различных казусах с трудовой книжкой.

Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Генеральному директору
ООО «Валентино»
Скороходову Д.Б.
От оператора call-центра
Дубовой Е.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.П. Дубова 26 декабря 2011 года

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно – она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Работник нашел пропажу

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет – в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Поэтому наш совет – отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон»
Петрову Н.И.
От Дубовой Е.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон» и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.Н. Дубова 26 декабря 2011 года.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности – слово в слово – перенесено в дубликат – таков закон!

Читайте так же:  Как проводится бесплатный профилактический медицинский осмотр (медосмотр)

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении – пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении – согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован – то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало – в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк»
Нурину П.С.
от старшего экономиста
Дургилиевой О.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Дургилиева О.П. 26 декабря 2011 года.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной» трудовой книжки путем перенесения «слово в слово» в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной» трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Как правильно (на какую дату) оформить дубликат трудовой книжки?

Сотрудница 11.11.2013 запросила трудовую книжку для предъявления в Пенсионный фонд России для подтверждения трудового стажа для начисления пенсии по старости. После посещения Пенсионного фонда России трудовая книжка ею была утеряна. Сотрудница работает в организации с 11.01.2006. 26 февраля 2016 года ею в Пенсионном фонде России получены Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-6) по состоянию на 01.01.2016. Тогда же ею написано заявление о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной.

Как правильно (на какую дату) оформить дубликат трудовой книжки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Процедура выдачи дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после подачи работником заявления. В качестве даты заполнения дубликата трудовой книжка следует указать реальную дату внесения сведений в титульный лист дубликата трудовой книжки.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила)). Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. В соответствии с этой нормой лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Таким образом, независимо от того, когда именно была утрачена трудовая книжка, оформить дубликат трудовой книжки работодатель вправе только после обращения работника. Так, если 1 января 2016 года работница обратилась к работодателю с заявлением об утрате трудовой книжки и с просьбой о выдаче ее дубликата, то не позже 16 января 2016 г. работодатель должен выдать работнику такой дубликат.

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в том числе представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца. При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Инструкция).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат», а также указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции.

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. В рассматриваемом случае дата заполнения дубликата трудовой книжки не может быть более ранней, чем 01.01.2016, поскольку именно в этот день работник обратился с соответствующим заявлением. Работодателю следует указать реальную дату заполнения трудовой книжки, даже если срок, установленный п. 31 Правил, был нарушен работодателем.

Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Читайте так же:  Все о трудовом договоре

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы в следующем порядке:

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

— в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-5) и пр. Представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каменщиков Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Дубликат – второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225);

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п. 33 Правил N 225);

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225);

4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил N 225).

Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Читайте так же:  Как провести межевание земельного участка
Видео (кликните для воспроизведения).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции N 69).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил N 225).

Следует отметить, что в настоящее время понятие “непрерывный трудовой стаж” практически не используется, поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Запись в дубликат трудовой книжки производится в следующем порядке:

– после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер;

[1]

– в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 – наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;

– в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 в дубликате трудовой книжки необходимо сделать запись о награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции N 69.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки

Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и так далее) (п. 33 Правил N 225).

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование. В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится штамп или делается надпись “Дубликат” (п. 1.2 Инструкции N 69).

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69).

Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме и может выглядеть так:

ООО “Гром” Алексееву А.А.

от Гуртовой Антонины Григорьевны

В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой

книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от

10 февраля 2008 г. N 5 прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без

внесения в него записи, признанной недействительной.

Документы, подтверждающие недействительность указанной записи,

Бухгалтер Гуртова А.Г. Подпись Дата

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, которое может быть выражено в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата трудовой книжки, как правило, обеспечивает кадровый работник организации с соответствующими полномочиями.

Выдача дубликата в связи с неверно внесенной записью

Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо “10.10.1975” написано “10.10.1976” либо неверно написаны фамилия, имя или отчество, например вместо “Даниил” – “Данил”, “Геннадьевна” – “Геннадиевна” и т.п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России N 69.

Рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки.

Сведения о работе ТК N 8604301

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий стаж до поступления в
общество с ограниченной
ответственностью “Гром” – 3 года 5
месяцев 12 дней
Общество с ограниченной
ответственностью ООО “Елена”
(ООО “Елена”)
1 03 04 2009 Принята на должность бухгалтера Приказ от 03.04.2009
N 14-к
2 10 01 2011 Переведена на должность главного Приказ от 10.01.2011 N 1-н
бухгалтера
3 11 07 2014 Трудовой договор расторгнут по Приказ от 11.07.2014
инициативе работника, пункт 3 N 24-н
части 1 статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации
Общество с ограниченной
ответственностью “Гром”
(ООО “Гром”)
4 14 07 2014 Принята на должность бухгалтера Приказ от 14.07.2014
N 11-к

[3]

Хотелось бы обратить внимание читателей, что изначально трудовые книжки создавались для подтверждения трудового стажа работников. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный. В настоящее время подсчет стажа осуществляется на основании представленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, при утрате трудовой книжки выдавать ее дубликат нет необходимости. В этом случае можно завести новую трудовую книжку, а для подтверждения сведений о предыдущем стаже следует оказать работнику содействие в сборе справок с предыдущих мест работы. Впоследствии данные справки (копии приказов) вместе с новой трудовой книжкой работник представит в Пенсионный фонд, если возникнет необходимость в уточнении каких-либо данных.

Читайте так же:  Что делать, если работодатель неправомерно произвел удержания из заработной платы наемного работника

Однако если трудовые книжки были утрачены по вине работодателя, то он обязан выдать работникам дубликаты трудовых книжек, так как именно работодатель несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки. Дубликат необходимо выдать и при наличии соответствующего письменного заявления работника в случаях, указанных в п. п. 22, 31 и 33 Правил N 225.

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки. Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством. Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется.

Основные сведения

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:
  • она была утеряна владельцем или работодателем>
  • в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной>
  • она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат». В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Потеря книжки работником

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней. Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено.

Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать. Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она.

Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается. Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую. В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой.

Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально. Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

После этих сведений записывается расшифровка предыдущей записи по периодам трудовой деятельности. Все записи вносятся так же, как и при обычном оформлении на работу/увольнении с работы на основании предоставленных документов. Если работника перевели с одной постоянной работы на другую в пределах одного предприятия, это также упоминается. В некоторых случаях полные сведения о приеме на работу и увольнении могут отсутствовать. Тогда необходимо записать те данные, которые имеются и подтверждены документально.

Какие бумаги нужно подготовить?

Список необходимых документов для оформления дубликата трудовой книжки не определен законодательством. Среди них могут быть копии приказов или справки, выданные на предыдущих местах работы. Согласно Инструкции, каждый работодатель обязан содействовать бывшим работникам в получении необходимых документов для подтверждения стажа работы.

Иногда возникает вопрос, как выдать дубликат трудовой книжки, используя форму СЗВК-4. Каждый работник, являющийся членом программы пенсионного страхования, каждый год представляет в соответственный территориальный орган информацию о своем трудовом стаже. Эти данные основаны на приказах и других документах, которые подтверждают условия трудовой деятельности человека. Таким образом, работник может получить дубликат трудовой книжки, при этом в ней не нужно указывать предыдущие места работы.

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д. В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос. Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить. Такими документами могут быть:

  • профсоюзные билеты и карточки>
  • расчетные книжки>
  • различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе.

В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний. После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

[2]

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата. Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Читайте так же:  Правильные действия при исправлении записей об увольнении в трудовой книжке – образец отмены и измен

Выдача дубликата книжки, если запись недействительна

Если сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении записи о работе в трудовой книжке, то принимается одно из двух решений. Можно внести новую запись под следующим порядковым номером, которая отменит действительность предыдущей. Другой вариант – выдать дубликат, оформленный заново.

Еще в старой Инструкции, утвержденной в 1974 году, которая регулировала порядок ведения и хранения трудовых книжек, четко определяла порядок, по которому выдавались дубликаты. Работник должен был подать работодателю свое письменное заявление о выдаче дубликата трудовой. Нередко это происходило по причине неправильного внесения записи об увольнении либо переводе на другое предприятие.

Работодатель, у которого человек работал в последний раз, выписывал дубликат. Какие-либо документы для подтверждения трудового стажа, который предшествовал до поступления в текущую организацию, не были необходимы. Поэтому все записи, которые были в данной трудовой книжке, кроме последней, содержащей ошибку, переписывались по порядку.

Согласно старым правилам, кроме дубликата работник получал и старую трудовую, с ошибкой. Эта вторая трудовая необходима была для передачи в орган соцобеспечения для последующего документального подтверждения того факта, что работник имеет трудовой стаж, указанный в действующем дубликате, но не подтвержденный.

Ныне действующие Правила не сильно отличаются от указанных выше, но имеют свои особенности. Во время процедуры оформления работник в первую очередь подает своему работодателю заявление о том, что запись о переводе или увольнении в трудовой книжке содержит ошибку. Этот работодатель дает задачу в отдел кадров оформить дубликат трудовой, куда необходимо перенести все ранее произведенные в первой книжке записи. Последний шаг – оформление дубликата и его выдача владельцу.

В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?

Не смотря на то, по какой причине выдается дубликат, эта запись делается всегда. Нужно помнить, что хотя в Правилах цель возврата книжки и не указывается, она все еще остается подтверждающим документом трудового стажа ее владельца. Любое несоответствие между записями в первой книжке и в дубликате является поводом для сомнения в законности обеих, пока не докажут, какая из них оформлена правильно. Поэтому сотрудники отдела кадров должны внимательно вносить все сведения из одной книжки в другую.

Как показывает многолетняя практика, исправление записей в трудовой книжке крайне нежелательно, особенно если дело касается заполнения ее дубликата. Причем дубликат должен полностью соответствовать первой книжке, даже в мелких орфографических ошибках и исправлениях. Чаще всего их допускают из-за незнания норм, предусмотренных законодательством, или Правил ведения (как необходимо сокращать длинные названия организаций, должностей, в каких случая сокращения не допустимы и т.д.).

Кадровик предприятия, в котором оформляется дубликат трудовой книжки, вправе исправить неточность в записи, допущенной в первоначальном документе другим работодателем. Это предусмотрено пунктом 27 Правил. Среди ошибок, которые может исправить этот сотрудник отдела кадров, могут быть ссылки на какую-либо статью Трудового кодекса (описка в названии либо его отсутствие), а также недостающие или лишние сокращения. Исправление осуществляется признанием записи недействительной и заменой правильной формулировкой при оформлении дубликата трудовой книжки.

Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия

Инструкция по заполнению книжек включает пункт 7.1, согласно которому после того, как работодатель укажет на титульном листе документа сведения о работнике, он должен подписать его, а затем поставить печать предприятия. Но бывают случаи, когда организация, в которой в последний раз работал человек, сменила свое название, и одновременно печать. Причем каждое мелкое изменение в названии и печати является существенным. Если такое случилось, что на текущем месте работы сотрудник отдела кадров обязан поставить новый оттиск печати на титульной странице, поскольку на этом предприятии выдан дубликат.

Каждый раздел дубликата кадровики осуществляют согласно правилам, изложенным в Инструкции, а именно в пункте 7.2. В третью графу «Сведения о работе» вносится полное название организации, которое существовало в тот момент, когда пришел сотрудник. Например, компания в то время имела следующее название: Общество с ограниченной ответственностью «Макро» (сокращенно ООО «Макро»).

После того, как был заключен договор с организацией ООО «Макро», предприятие поменяло название на Общество с ограниченной ответственностью «Макро-Консалтинг». В результате во всех трудовых книжках компании необходимо указать новое название (внести запись под следующим номером либо оформить их дубликаты). Если же сама книжка является дубликатом и при этом первая на это предприятии, то в отделе кадров ставят печать ООО «Макро-Консалтинг» вместо ООО «Макро» на титульной странице.

Видео (кликните для воспроизведения).

Все последующие записи относительно переименования должны быть заверены работником, ответственным за введение и хранение книжек, а также печатью предприятия. Подобные ситуации возникают периодически. Например, человек работал в компании в течение трех лет, с 2008 по 2011. В этот отрезок времени он обратился к начальству с просьбой выдать ему дубликат потерянной либо испорченной трудовой книжки. После получения дубликата название компании могло измениться, в результате чего работодателю придется переоформлять данный документ.

Источники


  1. Адвокат в уголовном процессе; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2010. — 376 c.

  2. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.

  3. Прыкин, Б.В. Компактэкономика. Курс лекций; М.: Academia, 2011. — 500 c.
  4. История и методология естественных наук. Выпуск XXX. Физика. — М.: Издательство МГУ, 2017. — 200 c.
Оформляем дубликат трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here