Как по закону оплачиваются расходы на проживание в командировке – подтверждающие документы командиро

Распределение расходов на проживание в гостинице между командированными работниками

Трудовые отношения

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (иные командировочные расходы в данной схеме не рассматриваются). Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. На оплату указанных расходов выдается денежный аванс (ст. 167, абз. 3 ч. 1, ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. п. 10, 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок ведения кассовых операций

Согласно введенным в действие с 01.01.2012 общим правилам выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, выдача производится кассиром по Расходным кассовым ордерам (форма N КО-2). При этом для выдачи наличных денег работнику (подотчетному лицу) под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В срок, не превышающий трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. п. 4.1, 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Кроме того, специальные нормы для случаев выдачи денежных средств на командировочные расходы установлены п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с указанным пунктом к авансовому отчету в данном случае прилагаются Командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10), оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что направление нескольких работников в служебную командировку оформляется Приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а). Работники, ознакомленные с приказом, подтверждают свое согласие подписью. Вместе с приказом работникам выдается Служебное задание для направления в командировку (унифицированная форма N Т-10а), а по возвращении из командировки работники должны заполнить в этой форме соответствующий раздел и представить отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Учет командированных работников организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого утверждена Приложением N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России N 739н).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, включенная в стоимость проживания командированных работников в гостинице, принимается к вычету организацией на основании п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ . Право на вычет возникает в том отчетном периоде, в котором утверждены авансовые отчеты работников (Письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

Бухгалтерский учет

Сумма, выданная из кассы работникам под отчет, отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (на соответствующих аналитических счетах учета расчетов с каждым из работников) и кредиту счета 50 «Касса» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

На основании данных утвержденного авансового отчета задолженность по подотчетной сумме с работника списывается (Инструкция по применению Плана счетов, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). При наличии перерасхода его сумма возмещается работнику выдачей денежных средств с отражением по дебету счета 71 и кредиту счета 50. В случае если остались не использованные работником подотчетные денежные средства, возврат их работником отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Затраты, связанные с командировками работников, в данном случае включаются в расходы по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов, поскольку командировка связана с расширением рынка сбыта (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Следовательно, сумма указанных затрат (без учета НДС) списывается со счета 71 в дебет счета 44 «Расходы на продажу». Сумма НДС, предъявленная гостиницей и подлежащая налоговому вычету, расходом не является и списывается со счета 71 в дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (п. 2 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Налог на прибыль организаций

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу, включаются расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения (в том числе гостиничного номера). Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (абз. 2 пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

[3]

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей. К таким выплатам относится, в частности, возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов по найму жилого помещения (в том числе гостиничного номера).

Страховые взносы

Суммы возмещения расходов на командировки работников, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения, не облагаются страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

71-к1 «Расчеты с первым командированным работником»;

71-к2 «Расчеты со вторым командированным работником».

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Перед направлением работников в служебную командировку
Отражена в учете выдача под отчет денежных средств для оплаты проживания в гостинице первому командированному работнику	71-к1	50	10 000	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, Расходный кассовый ордер
Отражена в учете выдача под отчет денежных средств для оплаты проживания в гостинице второму командированному работнику	71-к2	50	10 000	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансовых отчетов работников, прибывших из командировки
Отражены расходы, связанные с командировкой (20 000 — 3051)	44	71-к1	16 949	Авансовый отчет
Отражен в учете НДС, предъявленный гостиницей	19	71-к1	3 051	Авансовый отчет, Счет гостиницы
Принят к вычету НДС, предъявленный гостиницей	68	19	3 051	Счет гостиницы
Отражено возмещение первому работнику суммы превышения его расходов над выданной ему под отчет суммой (20 000 — 10 000)	71-к1	50	10 000	Авансовый отчет, Расходный кассовый ордер
Возвращена в кассу организации вторым работником сумма не использованных им денежных средств, выданных под отчет	50	71-к2	10 000	Авансовый отчет, Приходный кассовый ордер

В случае если работник организации пользовался услугами гостиницы (по найму жилых помещений) в период служебной командировки, налоговые вычеты по НДС предоставляются организации-работодателю на основании заполненных гостиницей в установленном порядке бланков строгой отчетности (БСО) с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС, выданных работнику и включенных им в отчет о служебной командировке. Указанные БСО регистрируются в книге покупок, но в журнале учета счетов-фактур не указываются и подлежат хранению в организации в течение четырех лет (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, пп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Напомним, что БСО должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

В.В.Гришина Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

В начале января были отменены командировочные удостоверения (см. «Правительство РФ отменило командировочные удостоверения»). Кроме того, теперь при направлении работника в командировку не требуется оформлять служебные задания. В этой связи у бухгалтеров стали возникать вопросы: не возникнут при отказе от названных документов проблемы с документальным подтверждением командировочных расходов, а также с освобождением выплат от НДФЛ и взносов? Давайте разберемся, стоит ли продолжать выписывать командировочные удостоверения.

Вводная информация

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

[2]

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

• исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

[1]

Возмещение документально неподтвержденных командировочных расходов

Трудовые отношения

При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. п. 11, 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, работникам организации выдаются под отчет денежные средства на командировочные расходы. Не позднее трех дней после возвращения из командировки работник организации должен представить Авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы. В данном случае в авансовом отчете указаны расходы по найму жилья, но документов, подтверждающих расходы, работник не представил. Однако на основании утвержденного руководителем авансового отчета организация вправе признать данные расходы командировочными, поскольку возмещение документально неподтвержденных расходов по найму жилья во время командировки предусмотрено положением о командировках.

На дату утверждения авансового отчета расходы на командировку учитываются в данном случае в составе коммерческих расходов. Коммерческие расходы включаются в себестоимость продаж в период признания их расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 9, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Учет расчетов с работником, которому выданы денежные средства под отчет, осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При признании расхода производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 71. Со счета 44 расходы списываются в дебет счета 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются документально подтвержденные затраты организации. В данном случае возмещение расходов по найму жилого помещения работнику производится в соответствии с условиями положения о командировках, а сумма расходов отражена только в авансовом отчете без приложения подтверждающих документов. По мнению Минфина России, такие расходы по найму жилого помещения считаются документально неподтвержденными и не могут быть учтены в соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ (Письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03- 06/4/51).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

В данном случае сумма возмещения не превышает указанный максимальный размер, следовательно, у работника не возникает доходов, облагаемых НДФЛ.

Страховые взносы

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

В данном случае в соответствии с законодательством РФ организация установила в положении о командировках, что при непредставлении подтверждающих документов возмещению подлежат расходы по найму жилого помещения в размере 700 руб. Следовательно, организация не начисляет страховые взносы на сумму возмещения расходов по найму жилого помещения (п. 2 консультации специалиста Пенсионного фонда РФ Д.И. Покшана от 21.07.2010).

Применение ПБУ 18/02

Поскольку расходы по найму жилого помещения признаются только в бухгалтерском учете, то у организации возникает постоянная разница, которой соответствует постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
На дату выдачи денежных средств под отчет
Выданы работнику денежные средства под отчет (700 x 5)	71	50-1	3 500	Распоряжение руководителя, Расходный кассовый ордер
На дату утверждения авансового отчета командированного работника
Отражены неподтвержденные расходы по найму жилого помещения	44	71	3 500	Авансовый отчет
Списаны расходы в себестоимость продаж текущего месяца (без учета иных расходов)	90-2	44	3 500	Бухгалтерская справка
Отражено ПНО (3500 x 20%)	99	68	700	Бухгалтерская справка-расчет

В данной схеме не рассматриваются иные командировочные расходы и бухгалтерские записи приведены только на сумму расходов по найму жилого помещения.

Е.В.Фещенко, Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?

Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья

Обязанность работодателя возместить расходы по найму жилья при направлении работника в командировку установлены ст. 168 Трудового кодекса РФ. При этом суммы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами:

• чеками ККТ;
• бланками строгой отчетности гостиницы;
• договором найма жилья;
• другими документами.

Если у работника отсутствуют подтверждающие документы

Ограничения компенсации по найму жилья для целей налогообложения

Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, а именно:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
• не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.

Если работодатель, в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом возмещает работникам большие суммы, то на разницу между установленным пределом и фактически выплаченной компенсацией начисляется НДФЛ (Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/[email protected]).

Пример:

В Положении о командировках, действующем в организации «Импульс», закреплено, что при непредставлении работником документов, расходы по найму жилого помещения в командировке возмещаются за каждые сутки проживания в следующих размерах:

— на территории РФ: руководству организации — 1500 руб., остальным работникам — 700 руб.;

— при командировках за рубеж: руководству организации — 4000 руб., остальным работникам — 2500 руб.

Директор по экономике и финансам организации «Импульс» А.П. Сакулина направлена в командировку на территории РФ с 1 по 15 декабря, но по возвращении не смогла подтвердить документально расходы по проживанию.

Бухгалтер возместил ей затраты по найму жилого помещения исходя из 1500 руб. за каждые сутки проживания.

НДФЛ облагается 800 руб. — доход А. П. Сакулиной, составляющий разницу между фактически выплаченной организацией «Импульс» суммой (1500 руб.) и установленным Налоговым кодексом РФ ограничением (700 руб.) за каждые сутки проживания.

Как оформить командировочные расходы в 2019 году

Что относится к расходам на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Лимит на командировочные расходы в 2019 году

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

В настоящее время такие лимиты упразднены. Они сохранились лишь для отдельных государственных служащих федерального уровня. Следовательно, организации теперь самостоятельно определяют предельные суммы.

Напомним, что такие ограничения устанавливаются не только на суточные издержки. То есть в период финансового кризиса большинство организаций ввели лимиты и на проживание, и на проезд, что не позволяет сотрудникам производить необоснованные траты.

В то же время в НК РФ установлен лимит налогообложения суточных. Так, для командировочных расходов за границу действует предел в 2500 рублей в сутки, для поездок по нашей стране — 700 рублей в день. То есть суммы, превышающие указанные ограничения, должны быть включены в базу для исчисления НДФЛ и страховых взносов.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

Пример: заявление на командировочные расходы

Отметим, что заявление перед предоставлением руководителю должен проверить ответственный бухгалтер. Работник бухгалтерии должен проконтролировать правильность расчетов по количеству дней, по установленным в учреждении пределам и прочим условиям.

Затем руководитель визирует заявление. На основании документа можно сразу выдать денежные средства либо составить приказ.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет. Определим, как посчитать, сколько причитается работнику?

В первую очередь обратитесь в бухгалтерию, уточните, утверждены ли ограничения или лимиты по таким расходам. Далее действуйте по обстоятельствам.

Вариант № 1. Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

• суточные — 200 рублей в сутки;
• проживание — 700 рублей в сутки;
• проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Вариант № 2. Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Какие документы нужны для командировки

Допустим, заявление на выдачу аванса подотчет одобрено. Что делать дальше?

В первую очередь составьте приказ о направлении специалиста в служебную поездку. В распорядительном акте необходимо указать не только Ф.И.О. и должность работника, но и период командирования, место назначения, цель поездки. Допустимо указать дополнительные сведения о служебном задании. Например, прописать в приказе «направлен для сдачи годовой бухгалтерской отчетности в Министерство образования».

Используйте унифицированную форму приказа № Т-9 (ОКУД 0301022), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Применение унифицированной формы приказа не обязательно. Учреждение вправе применять бланк, разработанный самостоятельно. Однако независимо от выбранной формы документа, его необходимо закрепить в учетной политике.

Пример заполнения унифицированного документа

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк. Почему?

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Как отчитаться за командировочные расходы

Понесенные расходы в командировке должен компенсировать работодатель. Конечно, в пределах установленной нормы, с соблюдением целесообразности и обоснованности, а также при наличии подтверждающих документов. Итак, как подтвердить конкретный вид затрат:

1. Транспорт. Для данной категории затрат подтверждающими документами являются билеты, чеки и квитанции такси, электронные квитанции (например, при оформлении электронного билета).
2. Жилье. Подтвердить наем жилья может квитанция из гостиницы либо договор найма жилого помещения. Отметим, что при аренде жилища у сторонних лиц необходимо проверить правильность составления договора аренды. Также вам должны выдать на руки чек, квиток или расписку о получении денег в счет оплаты аренды жилья. Неверно оформленные документы не могут быть приняты к учету.
3. Суточные. Подтвердить данную категорию командировочных расходов специальным документом не получится. Раньше для этого использовалось удостоверение, теперь применять этот бланк не обязательно. Подтвердить количество дней можно по билетам.
4. Прочие затраты. Чтобы получить возмещение за иные виды трат в поездке, приложите чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы. Отметим, что такие издержки следует заранее согласовать с начальством. В противном случае в их оплате вам могут отказать.

Если вы получили деньги на ком. расходы авансом, то есть подотчет, то по возвращении необходимо заполнить авансовый отчет. К нему приложить все подтверждающие чеки, билеты и квитки и сдать в бухгалтерию.

Бухгалтер проверит авансовый отчет, проконтролирует подлинность и правильность заполнения подтверждающих документов. По итогам проверки будут проведены окончательные расчеты. Излишки придется вернуть, а перерасход должны доплатить.

Особенности бухучета

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на командировки следует отражать на соответствующем счете:

• для отражения суточных — 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам», по КВР 112 и КОСГУ 212;
• для отражения иных затрат — по субсчету 0 208 26 000, по КВР 112 и КОСГУ 226.

Новые положения действуют с 2019 года (Приказы Минфина № 132н и № 209н).

Однако если оплату жилья осуществляет сама организация, например между учреждением и гостиницей заключен договор на оказание услуг, то такие затраты отражают на счете 0 302 26 000. А если оплата гостиницы проводится по договору между организацией и гостиницей, но подотчетными деньгами через сотрудника, такие затраты отражаем на счете 0 208 26 000.

Аналогичный порядок предусмотрен и для покупки билетов. Так, к примеру, если работник сам купил билет на поезд (автобус, самолет), то командировочные расходы на транспорт отражаем на счете 0 208 26 000, по КВР 112. Если учреждение заключило договор с транспортной компанией и перечислило деньги за билет с расчетного счета, затраты отражайте на 0 302 22 000, используйте КВР 244. Но если по такому договору заплатил работник подотчетными деньгами, то отразите операцию на 0 208 22 000, КВР 244, КОСГУ 222.

Расходы на командировку: составляем проводки

Аванс на командировочные расходы выдан из кассы учреждения

Источники

1. 
   Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.
2. 
   Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.
3. 
   Мацкевич, И.М. Организация научной деятельности и выполнение научных работ по юриспруденции. Научно-практическое пособие / И.М. Мацкевич. — М.: Проспект, 2017. — 915 c.
4. Рагулин, А.В. Современные проблемы регламентации и охраны профессиональных прав адвоката-защитника в России / А.В. Рагулин. — М.: Юркомпани, 2015. — 290 c.
5. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2013. — 248 c.