Как оформлять учебный отпуск пошаговая инструкция

Каковы условия и основания предоставления учебного отпуска?

Каковы условия и основания предоставления учебного отпуска?

Учебный отпуск предоставляется, если работник получает образование впервые и успешно учится, а образовательная организация имеет государственную аккредитацию. Для оформления отпуска работодателю необходимо представить заявление на отпуск и справку-вызов из образовательной организации.

Условия предоставления учебного отпуска

Для предоставления работодателем учебного отпуска вами должны соблюдаться определенные условия (ст. ст. 173, 174, 176, ч. 1 ст. 177 ТК РФ):

1) получение образования соответствующего уровня впервые.

Также учебные отпуска могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором;

2) наличие у образовательной организации государственной аккредитации по соответствующей образовательной программе (реестр аккредитованных образовательных организаций можно найти на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки);

3) успешное освоение образовательной программы.

Как правило, успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр). Предполагается, что если учащийся не отчислен из учебного заведения и представил справку-вызов, а ранее после окончания учебных отпусков приносил отрывную часть справки-вызова, то обучение проходит успешно.

Гарантии и компенсации работникам, получающим образование соответствующего уровня не впервые по инициативе работника, а также по не имеющим государственной аккредитации программам, могут устанавливаться коллективным или трудовым договором.

[3]

Форма обучения (очная, очно-заочная, заочная) не является условием предоставления учебного отпуска, однако влияет на его оплату. Если вы обучаетесь по очной форме, то учебный отпуск не оплачивается, если по очно-заочной или заочной форме обучения, то на период учебного отпуска сохраняется средний заработок (ст. ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ).

Основания предоставления учебного отпуска

1) заявление работника на отпуск. Трудовым законодательством РФ не урегулирован вопрос о сроке обращения к работодателю с таким заявлением, следовательно, работник вправе обратиться с заявлением о предоставлении учебного отпуска непосредственно перед его началом;

2) справка-вызов из образовательной организации.

Также отметим, что гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Следовательно, совместителю в период сессии необходимо либо продолжать работу в свободное от учебы время, либо оформить на это время отпуск без сохранения зарплаты.

Работнику, который совмещает работу с учебой одновременно в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с получением образования в одной из них — по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

«Электронный журнал «Азбука права», актуально на 24.06.2019

Другие материалы журнала «Азбука права» ищите в системе КонсультантПлюс.

Наиболее популярные материалы «Азбуки права» доступны в мобильном приложении КонсультантПлюс: Студент.

Учебный отпуск — пошаговая инструкция предоставления

Первое рабочее место может появиться у сотрудника еще во время его обучения. Большинство работодателей приветствуют соискателей, рано начинающих приобретать опыт и зарабатывать деньги, совмещающих учебу с работой. Они активно привлекают на работу студентов не только на практику и стажировки, но и на постоянную работу в качестве основных работников.

[2]

Заключая трудовой договор с учащимся, работодатель обязан знать о гарантиях, которые законодатель устанавливает для них. Одной из таких гарантий является предоставление учебных отпусков. К ним относятся несколько видов: отдых на время вступительных испытаний, сессии, итоговой аттестации и сдачи государственного экзамена. Наиболее часто студенты используют два последних вида, поскольку именно они являются оплачиваемыми.

Условия предоставления учебного отпуска

Отдых в связи с учебой работодатель обязан предоставить сотрудникам в обязательном порядке, если сотрудник:

1. Получает первое высшее или среднее профессиональное образование или учится в аспирантуре или ординатуре.
2. Программа, по которой проводится обучение, имеет государственную аккредитацию.
3. Место работы, куда студент подает требование предоставить ему учебный отдых, является для него основным, а не совместительством.

Предоставление учебного отпуска не запрещена законодательством и без соблюдения этих условий, но в данной ситуации это необходимо описать в коллективном трудовом договоре, других локально-нормативных актах или межотраслевых соглашениях.

Пошаговая инструкция оформления учебного отпуска

Процедура предоставления будет выглядеть следующим образом:

Шаг 1

Студент предоставляет справку-вызов от своего учебного заведения

Справка-вызов состоит из двух частей, первая из которых отрывается и отдается работодателю сразу, а вторая носит название «справка-подтверждение» и предоставляется после окончания сессии. Именно на основании второй части производится выплата отпускных за учебный отпуск, поскольку деканат таким образом подтвердил, что отдых, оформленный студенту, имел целевое подтверждение в действительности.

Справка-вызов оформляется в соответствии с требованиями закона, только в унифицированном бланке. В ином случае бухгалтерия не примет документ. Подлинная справка будет иметь регистрационный номер, печать ВУЗа и подпись ответственного лица.

Основанием для учебного отпуска может стать и выписка от диссертационного совета, например, если специалист защищает диссертацию и получает ученую степень.

Шаг 2

Работник пишет заявление о предоставлении выходных дней

Заявление работника составляют в свободной форме на имя руководителя предприятия. В нем указывают вид отпуска — «дополнительный с сохранением среднего заработка», точные сроки периода и его цели. Строчкой ниже упоминают прилагаемый документ – справку, ее реквизиты.

Заявление может выглядеть следующим образом:

Шаг 3

Работодатель оформляет приказ Т-6, работник его подписывает

Подписание приказа на учебный отпуск, который может быть оформлен по унифицированной форме Т-6 или на индивидуальном бланке организации, если первый не удобен, производится работником обязательно. Собственные формы должны быть утверждены в учетной политике бухгалтерии предприятия и соответствовать требованиям.

В тексте приказа должны быть упомянуты реквизиты работодателя, полное имя и форма собственности. В строке «основание» вписывают номер и дату справки-вызова. Наименование отпуска, в случае Т-6, это строка «Б» описывают как «дополнительный с сохранением среднего заработка». Ниже прописывают точные даты отпуска и количество его календарных дней.

Подписывает приказ руководитель организации и сотрудник, после чего пакет документов передают на оплату в бухгалтерию. Приказ о предоставлении учебного отпуска регистрируют в Журнале учета отпускных приказов, после чего он хранится в течение 5 лет в архиве кадровой службы. В личной карточке сотрудника появится запись об отпуске.

Шаг 4

В табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки

Согласно правилам табельного учета учебный отпуск регистрируется индексом «У» или цифровым кодом 11. Если учебный отпуск не оплачиваемый, в табеле он проставляется как «УД».

Шаг 5

Рассчитываются отпускные

Оплата учебных отпусков рассчитывается исходя из среднего заработка за последний год — рассчитайте отпускные в онлайн калькуляторе. Если рабочий стаж сотрудника менее 12 месяцев, то недостающий период определяют по минимальному размеру заработной платы.

Важно: в России установлен МРОТ в размере 7800 рублей, но в некоторых регионах он повышен. Так, например, по Москве он составит 17624 рубля, в Санкт-Петербурге – 16000 рублей.

Пример расчета отпускных за учебный отпуск

Сотрудник оформил отпуск в связи с учебой с 01.06.2019 по 10.07.2019. Он работает в организации с 01.11.2019г. Общая сумма заработка за 7 месяцев работы составила 140 000 рублей.

Заработок за 1 год = 140 000 + (7800х5месяцев) = 179 000.

Средний заработок за 1 день составит: 179 000/12/29,3 (среднее количество дней в месяце)= 509,10 рублей.

Сумма оплаты учебного отпуска: 509,10х41 день = 2- 873 рубля.

Что нужно знать в 2019 году о предоставлении учебного отпуска

В трудовом законодательстве регулируется и ряд важных моментов, связанных с учебными отпусками:

Как оформлять учебный отпуск: пошаговая инструкция

Во многих компаниях есть сотрудники, совмещающие работу с обучением. В соответствии с законодательством указанным работникам полагаются учебные отпуска. Вы не найдете в Трудовом кодексе термин «учебный отпуск». В нем идет речь о дополнительных отпусках с сохранением среднего заработка и об отпусках без сохранения заработной платы для работников, совмещающих работу с получением образования, и работников, поступающих на обучение. Однако учебными отпусками принято называть все те отпуска, которые предоставляются работникам для различных целей, связанных с образованием. Такие отпуска установлены главой 26 Трудового кодекса.

Итак, учебный отпуск может быть:
— оплачиваемый (дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка);
— неоплачиваемый (отпуск без сохранения заработной платы).

Кому положен учебный отпуск

Согласно положениям Трудового кодекса *(1) учебные отпуска положены тем работникам, которые получают определенный уровень образования. Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает при наличии следующих условий:

— работник учится успешно;
— учебное заведение имеет государственную аккредитацию;
— работник получает образование такого уровня впервые.

Рассмотрим отдельно каждое из этих условий, а также трудности, возникающие при их выполнении.

Учится успешно. Трудовой кодекс не раскрывает содержание понятия «успешное освоение образовательной программы». Обычно, говоря об успешности обучения, подразумевают отсутствие задолженностей по предметам или «неудов» в зачетной книжке. В любом случае осуществление текущего контроля успеваемости обучающихся относится к компетенции образовательного учреждения. Поэтому успешность обучения подтверждается справкой-вызовом, а требование предоставить зачетную книжку или иные документы об успеваемости со стороны работодателя неправомерно.

Государственная аккредитация. Безусловно, право на учебный отпуск имеют сотрудники, совмещающие работу с обучением по образовательным программам, имеющим государственную аккредитацию.

Но есть и исключение. Учебный отпуск (оплачиваемый или неоплачиваемый) можно предоставить и тем, кто учится в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Для этого данное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре*(2). Если работодатель направил работника на такое обучение с отрывом от работы, работнику предоставляются гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом *(3).

Требование о получении образования впервые. Если сотрудник учится в техникуме, колледже или институте впервые, то здесь вопросов не возникает. Но есть случаи, хоть на первый взгляд не такие очевидные, когда получаемое образование также считается первым.

Например, если работник ранее уже получал образование соответствующего уровня, но не окончил обучение, то есть не получил диплом, то получаемое им сейчас образование того же уровня в целях предоставления учебного отпуска считается первым.

Еще один вариант: если работник получил высшее образование сразу после окончания школы, то обучение по образовательным программам среднего профессионального образования считается получением образования соответствующего уровня впервые.

Также если работник, имеющий диплом о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации квалифицированного рабочего (служащего), учится по программам подготовки специалистов среднего звена, то это не является получением второго или последующего среднего профессионального образования.

Учтите, что обучение в магистратуре сотрудника с дипломом бакалавра не будет являться получением второго высшего образования. Следовательно, такой работник может воспользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

Единственное исключение, когда учебный отпуск (как оплачиваемый, так и неоплачиваемый) может быть предоставлен работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, — это направление на обучение самим работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным в письменной форме*(4).

Непрофильное обучение

Если специальность, по которой обучается сотрудник, для компании непрофильная, работодатель не имеет права отказать работнику в предоставлении учебного отпуска, поскольку Трудовой кодекс не связывает предоставление учебного отпуска со специальностью, которую получает учащийся. Если же работник направляется на обучение работодателем по определенной специальности, то переход на другую специальность невозможен.

Если учится совместитель

Совместителям учебные отпуска не предоставляются. Право на учебный отпуск возникает только по основному месту работы*(5). В отношении работы по совместительству такому работнику на основании его заявления может быть предоставлен обычный отпуск без сохранения заработной платы*(6). Если работник учится одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, то отпуск положен в связи с обучением лишь в одной из этих организаций по выбору работника*(7).

Когда учебный отпуск оплачивается

Работникам, которые обучаются заочно или по вечерам по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, программам среднего профессионального образования, полагаются оплачиваемые учебные отпуска*(8). Оплачиваемые учебные отпуска предоставляются в календарных днях.

Порядок оплаты учебного отпуска

На период оплачиваемого учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Исчисляется он в порядке, предусмотренном для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях. Средний заработок выплачивается за все календарные дни, включая праздники, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставляемого в соответствии со справкой-вызовом. Оплатить учебный отпуск следует не позднее чем за три дня до его начала*(10). Обратите внимание, что зачисление учебного отпуска после окончания сессии и предоставления работодателю справки-подтверждения неправомерно. За нарушение срока выплаты отпускных работодатель несет материальную ответственность*(11). При этом не имеет значения, виноват в задержке выплаты работодатель или нет.

Важно! Произошли изменения в предоставлении учебных оплачиваемых отпусков работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования. Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для сдачи итоговых государственных экзаменов продолжительностью 1 месяц с 1 сентября 2013 года не предоставляется*(12).

Последствия непредоставления справки-подтверждения либо предъявления такого документа, в котором отмечены нарушения (в частности, неявка на экзамены), трудовым законодательством прямо не определены.

Выявив нецелевое использование учебного отпуска, работодатель может потребовать от работника добровольно вернуть отпускные. При этом в случае отказа сотрудника исполнить это требование удерживать отпускные из заработной платы нельзя, так как Трудовым кодексом не предусмотрено такое основание для удержания*(13). Работодатель может обратиться в суд с иском о взыскании излишне выплаченной суммы, но, учитывая отсутствие в законе прямых норм, спрогнозировать итог судебного разбирательства проблематично.

Не стоит забывать, что предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с обучением, — это обязанность работодателя, а не право. Поэтому в случае их неисполнения работник может обратиться в государственную трудовую инспекцию, которая в свою очередь может предъявить нарушителям трудовых прав обязательные для исполнения предписания для устранения нарушений трудового законодательства *(14). Кроме того, инспекция вправе привлечь виновных к административной ответственности*(15).

Важно! Студенты училищ, которые получают начальное профессиональное образование, больше не имеют права на оплачиваемый отпуск для сдачи экзаменов на 30 календарных дней в течение одного года, независимо от формы обучения — очной, заочной или вечерней*(16).

Когда учебный отпуск не оплачивается

Помимо оплачиваемого отпуска учащийся работник вправе дополнительно взять учебный отпуск за свой счет. Учебный отпуск без сохранения среднего заработка предоставляется тоже в календарных днях. Продолжительность таких отпусков зависит от их цели и уровня образования.

Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска в зависимости от вида образования

• Вид образования Цель отпуска Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска
• Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура) Вступительные испытания (экзамены) 15 календарных дней
• Итоговая аттестация (экзамены) на подготовительном отделении 15 календарных дней
• Промежуточная аттестация (сессия) на дневном отделении (очная форма обучения) 15 календарных дней в учебном году
• Подготовка и защита выпускной квалификационной работы, сдача госэкзаменов (очная форма обучения) 4 месяца
• Сдача госэкзаменов (очная форма обучения) 1 месяц
• Среднее профессиональное (техникум, колледж) Вступительные испытания (заочная, очно-заочная и очная формы) 10 календарных дней
• Промежуточная аттестация (очная форма обучения) 10 календарных дней в учебном году
• Итоговая аттестация (очная форма обучения) До 2 месяцев

Законом установлены не только условия предоставления учебных отпусков, но и гарантированная их продолжительность. Если в трудовом договоре с работником будет указано меньшее количество дней учебного отпуска или будет включено условие о том, что работник отказывается от использования учебного отпуска или его оплаты, то это условие трудового договора применяться не будет*(17).

И наоборот, не запрещено улучшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Поэтому в коллективном договоре или в трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные случаи предоставления учебных отпусков, увеличение их продолжительности или предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы*(18).

В то же время следует отметить, что предоставление учебного отпуска является одной из гарантий для сотрудников, совмещающих работу с обучением. То есть работник может воспользоваться этой гарантией полностью либо отказаться от нее или воспользоваться частично. Для этого сотруднику помимо справки-вызова необходимо подать заявление с указанием того, с какой даты и на какой срок он просит предоставить ему учебный отпуск. Даты запрашиваемого учебного отпуска не должны выходить за рамки периода, указанного в справке-вызове. Тогда за отработанное время должна быть выплачена заработная плата, а за фактически использованные дни отпуска — средний заработок. То, что частичное предоставление учебного отпуска в пределах срока, указанного в справке-вызове, не противоречит трудовому законодательству, подтверждает и судебная практика*(19). Хотя Роструд по этому вопросу придерживается другой точки зрения*(20). Предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем та, которая указана в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства, так как учебный отпуск имеет строго целевое назначение и должен быть использован только в установленные сроки.

Документы для оформления учебного отпуска

Основанием для предоставления учебного отпуска является справка-вызов*(21). Утверждены две формы справки-вызова: для получающих высшее образование *(22) и среднее профессиональное *(23). Справка-вызов для высшего учебного заведения будет отличаться еще и в зависимости от того, какой отпуск предоставляется — оплачиваемый или нет.

Для других случаев предоставления учебных отпусков формы справки-вызова не утверждены. Также нет утвержденной формы справки и для программы, не имеющей государственной аккредитации. Но в случае если работнику предоставляется учебный отпуск согласно коллективному или трудовому договору, такая справка выдается произвольной формы. Единственное требование к такой справке — в ней должны быть отражены цель и сроки предоставления учебного отпуска.

Работник не обязан приносить копию свидетельства о государственной аккредитации. Эта информация содержится в справке-вызове.

Вторая часть справки заполняется образовательным учреждением и заверяется печатью после учебного отпуска. Она является подтверждением того, что работник использовал учебный отпуск по назначению, а именно: действительно находился в том образовательном учреждении, которое выдало ему указанную справку-вызов. Эту часть работодатель отдает работнику при получении от него справки-вызова перед отпуском, а работник возвращает ее при выходе на работу из учебного отпуска.

Если работник предоставит только справку-вызов, то ему необходимо оформить учебный отпуск в соответствии с ней. Самостоятельно менять даты учебного отпуска работодатель не имеет права.

Важно! Заменять учебный отпуск денежной компенсацией, а также работать, находясь в учебном отпуске, нельзя. Если во время учебного отпуска фактически работник трудился, за отработанные дни ему полагается заработная плата, а средний заработок, полученный работником в качестве отпускных, в этом случае является излишне выплаченным.

*(1) ст. 173-176 ТК РФ
*(2) ст. 173, 174 ТК РФ
*(3) ст. 187 ТК РФ
*(4) ст. 177 ТК РФ
*(5) ст. 287 ТК РФ
*(6) ст. 128 ТК РФ
*(7) ст. 177 ТК РФ
*(8) ст. 173, 174 ТК РФ
*(9) ст. 173-176 ТК РФ
*(10) ст. 136 ТК РФ
*(11) ст. 236 ТК РФ
*(12) подп. «б» п. 18, подп. «б» п. 20 Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ (далее — Закон N 185-ФЗ)
*(13) ст. 137 ТК РФ
*(14) ст. 357 ТК РФ
*(15) ст. 5.27 КоАП РФ
*(16) п. 21 Закона N 185-ФЗ
*(17) ч. 2 ст. 9 ТК РФ
*(18) ст. 9, 41, 57 ТК РФ
*(19) определения Забайкальского краевого суда от 21.03.2012 N 33-835/2012, Вологодского областного суда от 28.09.2011 N 33-4454/2011
*(20) письмо Роструда от 12.09.2013 N 697-6-1
*(21) ст. 177 ТК РФ
*(22) приказ Минобразования России от 13.05.2003 N 2057
*(23) приказ Минобразования России от 17.12.2002 N 4426

Инструкция: оформляем приказ на учебный отпуск

Для чего нужен

Такой приказ нужен, чтобы обосновать отсутствие работника на рабочем месте. Сессии, подготовка ВКР, государственная аттестация — достаточно продолжительные процедуры. Если учебный отпуск оплачивается, то документ четко регламентирует и размер положенной компенсации. Он является важным документом для бухгалтерии и кадровой службы — констатирует порядок взаимоотношений работника и работодателя по поводу реализации права гражданина на образование.

На основании каких документов составляется

Коротко разберемся, кому предоставляется право на гарантированную паузу для обучения. Это поможет понять, как оформить приказ на учебный отпуск.

К этой категории граждан относятся:

• студенты аккредитованных организаций высшего и среднего профессионального образования;
• учащиеся организаций основного и среднего образования;
• аспиранты, ординаторы, стажеры заочники.

Все перечисленные категории при определенных условиях имеют право на сохранение среднего заработка по месту основной работы.

Чтобы правильно оформить гарантированные дни для сессии, включая образец распоряжения о предоставлении учебного отпуска, необходимы следующие документы:

• личное заявление сотрудника на дополнительный отдых (для сдачи сессии);
• справка-вызов образовательной организации, оформленная в соответствии с Приказом Минобрнауки № 1368 от 19.12.2013.

За сколько дней издается

Опишем порядок действий при предоставлении дополнительных дней:

• сотрудник регистрирует в отделе кадров личное заявление и прикладывает к нему справку-вызов из образовательного заведения;
• выпускается распоряжение по форме № Т-6 или № Т-6а;
• документ подписывается сторонами;
• бухгалтерия производит расчет (если сотрудник имеет право на оплату);
• данные об отдыхе заносятся в личную карточку.

Сколько может длиться

Причина и продолжительность (в календарных днях)

Высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет)

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (ст. 173 ТК РФ):

• на 1 и 2 курсах — 40 дней в учебном году;
• на последующих курсах — 50 дней.

Государственная итоговая аттестация — не более 4 месяцев (ст. 173 ТК РФ).

Высшее (аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка)

30 дней в течение календарного года плюс время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно (ст. 173.1 ТК РФ).

Допуск к защите диссертации на соискание ученой степени (ст. 173.1 ТК РФ, п. 2 Правил предоставления отпуска):

• кандидата наук — 3 месяца;
• доктора наук — 6 месяцев.

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (ст. 174 ТК РФ):

• на 1 и 2 курсах — 30 дней в учебном году;
• на последующих курсах — 40 дней.

Государственная итоговая аттестация — не более 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ).

Государственная итоговая аттестация — 9 дней (ст. 176 ТК РФ).

Государственная итоговая аттестация — 22 дня (ст. 176 ТК РФ).

Платятся ли деньги во время такого отдыха

Отдых в связи с сессией гарантирован сотрудникам во многих случаях. Оплачивается он только при соблюдении следующих условий:

• образование данного уровня работник получает первый раз (например, время на получение второго высшего вам выделят, а оплату — нет);
• образовательная организация должна иметь государственную аккредитацию.

Форма приказа

Образец приказа об оплате учебного отпуска — документ обязательный. Он может быть составлен на типовых бланках № Т-6 и Т-6а, утвержденных Росстатом. Вариант Т-6а используется, если на сессию отправляется группа сотрудников. С 2017 года возможно использовать и вариант в свободной форме.

Обычно кадровики крупных предприятий используют формализованный бланк по форме Т-6.

Заполняя образец формы приказа на учебный отпуск, в разделе Б указывают вид отдыха — дополнительный оплачиваемый с сохранением среднего заработка либо дополнительный не оплачиваемый. Остальные графы заполняются как и для очередного отдыха.

Приказ «учебный отпуск с сохранением заработной платы» в произвольной форме должен иметь все основные реквизиты распоряжения по личному кадровому составу. Обязательный атрибут — ссылка на справку-вызов, четкое указание ее регистрационных данных.

Кто подписывает

Готовый документ дается сотруднику для ознакомления. После прочтения и отсутствия замечаний его следует подписать. Используется формулировка «с приказом ознакомлен». Документ также должен иметь подпись руководителя организации и сотрудника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства.

Где и сколько хранится

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения. В соответствии с законодательством, такие распоряжения являются разновидностью распоряжений по личному составу. Нормативный срок их хранения в архиве организации составляет 5 лет.

Все нюансы оформления учебного отпуска: от заявления до приказа

На данный момент многие трудящиеся совмещают работу и учёбу. Однако уполномоченные лица компании не всегда знают и понимают, как оформить сопутствующие документы, чтобы предоставить таким сотрудникам полагаемый учебный отпуск.

Как происходит оформление процедуры, какие документы для этого необходимы и как их правильно заполнить, а также сколько раз трудящийся может уйти в ученический отпуск, расскажем обо всём более подробно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Кто может быть освобожден от работы?

Лица, совмещающие работу с учёбой, могут воспользоваться правом и взять отгулы, как для сдачи экзаменов, так и для прохождения сессий и прочего. Руководство компании должно предоставить отгулы в следующих ситуациях:

1. Если работник получает среднее профессиональное образование.
2. При прохождении работником курса общего обучения.
3. Если трудящийся проходит курс повышения квалификации.
4. Обучение на магистра, бакалавра и специалиста.

Во всех вышеперечисленных случаях каждый работодатель обязан оформить и отправить в оплачиваемый учебный отпуск работника (о том, как происходит оплата учебного отпуска, читайте тут). Однако для этого необходимо соблюдение определённого перечня условий.

Перечень условий

1. Положены дни тому сотруднику, который получает диплом впервые. В ситуации, когда человек решил освоить вторую профессию, гарантии от государства ему ждать не следует (подробно о том, обязан ли работодатель отпустить на сессию при втором высшем образовании, читайте здесь).
2. Если длительность предоставления ученических отгулов занесена в трудовой договор.
3. Если грамотно оформлен и предоставлен соответствующий документ – вызов.
4. Если человек работает по совместительству в двух компаниях и при этом учится, то отпуск он может взять только в одной организации.
5. Если ВУЗ имеет разрешение.

Стоит помнить, что учебный отпуск не может совпадать по времени с другими его видами.

Правила оформления

Основные этапы процедуры:

1. Предоставление работником документа, подтверждающего факт прохождения учёбы.
2. Написание сотрудником соответствующего заявления.
3. Издание приказа руководством компании.
4. Выдача бухгалтером документа с расчётом.
5. Занесение данных в личное дело работника, табель рабочего времени и лицевой счёт.

Узнать больше об условиях и правила оформления учебного отпуска при заочном обучении можно в отдельном материале.

Необходимый пакет документов

Запрос и подтверждение из ВУЗа

Для оформления процедуры потребуется справка вызов. Этот документ учащийся должен взять в учебной части ВУЗА, предъявив зачётную книжку.

Справка должна содержать информацию о начале и завершении сессии. Документ необходимо предоставить нанимателю не позднее 10 дней до начала сессии.

Справка состоит из двух частей:

Правительством РФ утверждена конкретная форма документа.

Порядок оформления справки-вызова:

1. В верхнем левом углу документа пишется полное название учебного заведения, адрес и контактные телефоны.
2. Правый верхний угол состоит из даты и номера документа.
3. Ниже посередине фиксируется название – справка-вызов на право предоставления учебного отпуска.
4. В поле работодатель вносятся данные фирмы (название, правовая форма) или ФИО руководителя.
5. Далее идут ссылки на законы (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ)
6. Затем указывается форма обучения, курс студента.
7. Фамилия, имя и отчество учащегося.
8. Далее идёт информация о предоставлении отпуска и даты (с какого по какое число).
9. Общее количество дней.
10. Полное название ВУЗА с указанием документа, на основании которого осуществляется деятельность.
11. Подпись уполномоченного лица учреждения.
12. Вторая часть документа фиксируется посередине – справка-подтверждение.
13. ФИО студента.
14. Фраза: «Находился в таком то учебном заведении» (название ВУЗА) и период.
15. Подпись.
16. На документе ставятся две печати: одна на справке-вызове, другая – на подтверждении.

• Скачать бланк справки-вызова
• Скачать образец справки-вызова

Письменное прошение от сотрудника

Работник обязан написать и предоставить работодателю заявление в свободной форме. Однако в нём должны присутствовать следующие сведения:

1. В шапке документа необходимо прописать название компании, ФИО ответственного лица, свою должность и ФИО.
2. Посередине фиксируется название документа.
3. Следом идёт просьба о предоставлении учебного отпуска на определённый период.
4. Название учебного учреждения.
5. Фраза о приложении справки-вызова.
6. Дата и подпись работника.

Далее представлен пример заявления на учебный отпуск:

Как оформить распоряжение по месту работы?

После получения руководством заявления, ответственные лица издают приказ. Документ формируется в произвольной форме, либо на фирменном бланке компании. Допускается использование унифицированной формы – Т-6.

Приказ должен содержать следующую информацию:

• Номер и дату составления.
• Табельный номер сотрудника.
• Название документа.
• Должность и ФИО работника.
• Дни, когда человек будет отсутствовать на работе.
• Причина отсутствия.
• Общее количество учебных отгулов.
• Основание для приказа – справка-вызов.
• Подпись руководителя.

После ознакомления сотрудник обязан проставить свою подпись на приказе. Поскольку в трудовом законодательстве РФ нет определения учебного отпуска, фиксируется название – дополнительный отпуск.

Как часто сотрудник может уходить в ученические отгулы

На любую сессию учащийся может взять отпуск. Как правило, эти сессии проходят осенью, зимой и весной. Статья 173 чётко разъясняет, сколько дней ученических отгулов положено для магистров и специалистов:

1. Первый и второй курс разрешает воспользоваться 1,5 месяцами.
2. Иные – до 50 дней.

Для тех лиц, кто получает образование в училище или техникуме:

• Первый и второй курс – до 30 календарных дней.
• Все остальные – до 40.

Чтобы сдать вступительные экзамены предоставляется 15 дней, а на защиту диплома – четыре месяца.

Отмечается ли в специальном графике?

График предоставления отпусков составляется в начале календарного года, а точнее за несколько недель до его начала. В данный график не входят дни сдачи сессии. Следовательно, ежегодный оплачиваемый отпуск не может быть уменьшен на эти отгулы. Сотруднику могут отказать в предоставлении оплачиваемого отпуска если:

• Работник трудится и одновременно учится в двух учебных заведениях. Оплатят в таком случае только один отпуск.
• Сотрудник учится и одновременно трудится на двух работах. Оплата будет произведена только по основному месту работы.

Подводя итоги, стоит отметить, что правом на учебный отпуск обладает каждый сотрудник, который совмещает учёбу с трудовой деятельностью. Однако при этом должны быть соблюдены некоторые важные условия. Обязательно должен быть документ с места учёбы – справка-вызов.

Также сотрудник обязан написать соответствующее заявление и вместе с подтверждающим документом передать в отдел кадров. Затем издаётся приказ, и сотруднику делают необходимые выплаты. Длительность ученических отгулов регулируется на законодательном уровне. В график отпусков эти отгулы не фиксируются.

Полезное видео

Из видео узнаете, кто имеет право на учебный отпуск, на что стоит обратить внимание при его оформлении:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-18 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Особенности оформления и оплата учебного отпуска

Учебный отпуск является гарантией, предусмотренной для работников, которые совмещают процесс обучения с работой. Его предоставление не зависит от трудового стажа сотрудника в данном учреждении. Предоставляемый учебный отпуск, будет зависеть от формы обучения, вида образования и иных условий. В статье разберемся, кому предоставляется учебный отпуск, при каких условиях, как оформляется и как оплачивается.

Период учебного отпуска включается в трудовой стаж, предоставляющий право на основной оплачиваемый отпуск.

Кому предоставляется учебный отпуск

• студентам ВУЗов заочной, очно-заочной форм обучения;
• студентам учреждений профессионального среднего образования заочной либо очно-заочной формах обучения;
• обучающимся в учреждениях начального проф. образования в независимости от формы обучения;
• учащимся вечерних общеобразовательных учреждений независимо от формы обучения.

Организация предоставляет своему работнику учебный оплачиваемый отпуск, при одновременном соблюдении определенных условий.

Условия предоставления учебного отпуска

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

• у образовательного учреждения есть государственная аккредитация. Данный факт подтверждается заверенной копией свидетельства, которую работник вправе затребовать в своем образовательном учреждении. Организацией может быть предоставлен учебный оплачиваемый отпуск и работникам, которые проходят обучение в образовательных учреждениях без таковой, если данное условие отражено в коллективном либо трудовом договоре;
• получение образования такого уровня работником впервые. Кроме случаев, когда работодатель сам направляет работника на обучение согласно трудовому или ученическому договору;
• успешное прохождение обучения работником. То есть, он считается преуспевающим в учебе, если у него отсутствуют задолженности за прошедший курс или семестр, сданы все зачеты и учебные работы, подтверждением чего является выдача справки-вызова.

Сотрудники, которые допущены к сдаче вступительных экзаменов или которые уже учатся в аспирантуре, могут претендовать на предоставление учебного оплачиваемого отпуска продолжительностью 30 календарных дней. Основанием будет являться справка из образовательного учреждения.

Учебный отпуск не может по времени совпадать с иными видами отдыха для работника.

Предоставляется он в календарных днях. При этом в расчетный период включаются и праздничные нерабочие дни, которые совпадали с периодом отпускных дней. Их оплата производится как за обычные календарные дни. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный нельзя продлить.

Для аспирантов и докторантов, законом также предусмотрен оплачиваемый учебный отпуск.

Также, право на его предоставление имеют как штатные сотрудники, так и работники, находящиеся на испытательном сроке.

Документальное оформление учебного отпуска

Для оформления необходимы следующие документы:

• справка-вызов от образовательного учреждения;
• приказ на предоставление учебного отпуска работнику;
• записка-расчет;
• справка-подтверждение;
• личная карточка работника.

На предоставление учебного отпуска сотрудником пишется заявление, к которому прикладывается справка-вызов из образовательного учреждения. К оформлению заявления не предъявляется каких-либо требований, поэтому оно пишется в произвольной форме.

[1]

Справка-вызов должна содержать причину предоставления отпуска, а также его продолжительность. Срок ее хранения в учреждении – не менее 5 лет.

Справка-вызов состоит из 2-х частей: непосредственно самой справки и корешка – справки-подтверждения. В случае непредставления сотрудником заполненной справки-подтверждения, он лишается права на последующий учебный отпуск.

Приказ на предоставление учебного отпуска составляется по установленной форме N Т-6 и подписывается руководителем учреждения. Работники должны быть ознакомлены с данным документом под роспись. После чего его передают в бухгалтерию для произведения расчета и начисления отпускных.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как оплачивается учебный отпуск?

Оплата осуществляется из расчета среднего размера зарплаты работника. Расчет учебных отпускных производится по тому же порядку, что и при обычных отпускных. Как рассчитать отпускные, читайте здесь. Размер среднего заработка определяется Трудовым законодательством и Положением об особенностях порядка начисления средней заработной платы.

Согласно Трудовому кодексу РФ, оплата учебного отпуска производится не позже 3-х дне до его начала и в полном объеме.

Аналогичные сведения также отражаются в его лицевом счете работника.

Обозначение учебного отпуска в табеле:

В табеле по учету рабочего времени, в период действия учебного отпуска работника необходимо делать отметку “У”, в случае оплачиваемого отпуска.

Источники

1. 
   Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.
2. 
   Кабинет для девочки. Объемная аппликация. — М.: Проф-Пресс, 2014. — 10 c.
3. 
   Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.
4. Кондратьев, Ф.В. Государственный научный центр социальной и судебной психиатрии им. В. П. Сербского. Очерки истории / ред. Т.Б. Дмитриева, Ф.В. Кондратьев. — М.: ГНЦССП им. Сербского, 2014. — 228 c.
5. Поттешер, Ф. Знаменитые судебные процессы / Ф. Поттешер. — М.: Прогресс, 2013. — 302 c.